A cégek gyakran halmoznak fel nagy mennyiségű papíralapú iratot. Ezek kezelése nemcsak helyigényes, de költséges és kockázatos is lehet. A szabályozatlan iratkezelés csökkenti a hatékonyságot, növeli az információvesztés kockázatát és jogszabályi megfelelőségi problémákat is okozhat.

A iratok biztonságos és hatékony kezelése érdekében egyre több cég végez tudatos tevékenységet:

1. Szkennelés – az első lépés a hatékony iratkezelés felé

A iratok digitalizálása számos előnnyel jár:

• Helymegtakarítás: Nincs szükség iratszekrényekre, polcokra, így az irodai tér felszabadul.
• Gyors kereshetőség: A digitálisan tárolt iratok egyszerűen visszakereshetők, így időt és munkaerőt spórolunk.
• Biztonságos hozzáférés: Jogosultságok és titkosítás segítségével szabályozható, ki férhet hozzá az adatokhoz.
• Környezeti szempontból is előnyös: Kevesebb papírfelhasználás, kevesebb hulladék.
• Jobb együttműködés: A digitális fájlok egyszerűen megoszthatók, támogatva az online munkavégzést.

Ugyanakkor: a teljes iratállomány szkennelése idő- és költségigényes, ezért célszerű a legfontosabb iratok digitalizálására koncentrálni.

2. Külső irattárolás – biztonság és kényelem egyben

A fizikai iratok professzionális külső tárolása kiváló megoldás arra, hogy:

• csökkenjen a lopás és adatvesztés kockázata,
• tehermentesítsük a munkatársakat az iratrendezés és -tárolás alól,
• biztosítsuk a jogszabályi megfelelést (pl. GDPR, könyvelési előírások),
• helyet és költséget takarítsunk meg az irodában.

Cégünk, az Irat-Széf Kft. modern, őrzött raktárban helyezi el az iratokat, jól strukturált rendszerben, könnyen visszakereshető formában.

A két megoldás együtt a leghatékonyabb

A vállalkozások és intézmények számára nem szükséges választani a szkennelés és a fizikai tárolás között, a legjobb eredményt ezek kombinációja adja. A legfontosabb iratok digitális formába kerülnek, míg a kevésbé használt iratok szakszerűen archiválva, külső helyszínen, biztonságosan tárolhatók, és munkatársaik is azzal foglalkozhatnak, amihez igazán értenek, nem pedig iratok rendszerezésével.

Az Irat-Széf Kft. az Ön partnere a biztonságos iratkezelésben!

👉 Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha szeretne átlátható, jogszerű és költséghatékony iratkezelési rendszert kialakítani!

IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu