A hatékony iratkezelés költséget csökkent, biztonságot növel. Az irodai környezetben egyre növekvő iratmennyiség nemcsak kényelmetlenséget, hanem komoly pénzügyi terhet is jelenthet a cégek számára. A zsúfolt szekrények, a nehezen visszakereshető iratok és a rendezetlenség nemcsak a hatékonyságot csökkentik, de akár komoly adatbiztonsági kockázatot is jelenthetnek. Emiatt is fontos tudatosan átgondolni: hogyan, hol és meddig tároljuk az iratainkat?

A nyomtatott iratok tárolására alapvetően három megoldás létezik:

• Digitalizálás – beszkennelés és központi rendszerben való tárolás
• Külső irat(bér)tárolás – professzionális, őrzött raktárban való fizikai tárolás
• Belső irodai tárolás – polcokon, szekrényekben, helyben történő elhelyezés

A legtöbb cég esetében az ideális megoldást a három módszer egyedi arányú kombinációja jelenti, ebben pedig az Irat-Széf Kft. szakértő segítséget nyújt.

A digitalizálás előnyei

A digitalizálás korszerű és praktikus megoldás lehet. A beszkennelt iratok központi tárhelyen történő tárolása gyors elérést biztosít a munkatársak számára, támogatja a közös munkát, és jelentős fizikai helyet szabadít fel az irodában.

Ugyanakkor nem minden iratot érdemes vagy szükséges digitalizálni. A nem releváns, elavult vagy lejárt tárolási idejű iratokat meg kell semmisíteni, míg a fontos, eredeti példányokat fizikailag kell megőrizni.

 

Külső iratbértárolás: biztonság, rendezettség, hozzáférhetőség

Az iratbértárolás ideális megoldás azon a cégeknek, amelyek szeretnék biztonságban tudni fizikai irataikat, miközben nem akarnak értékes irodai területet feláldozni tárolásra. Az Irat-Széf Kft. őrzött, szabályozott hőmérsékletű és tűzvédelemmel ellátott tárolóhelyein az iratok garantált biztonságban vannak.

 

A szakszerű iratrendezés lehetővé teszi, hogy az iratok nyilvántartása átlátható legyen, és az adatszolgáltatás – például hatósági ellenőrzés, belső audit vagy ügyfélmegkeresés esetén – gyorsan és pontosan teljesíthető legyen.

 

…és mindez pénzben mit jelent?

• Nincs szükség új iroda bérlésére vagy plusz tárolószekrényekre.
• Kevesebb idő megy el keresgélésre, gyorsabb, hatékonyabb munkavégzést eredményezve.
• Hibalehetőségek csökkenése az adatszolgáltatásban.
• Alacsonyabb az adatvesztés és -lopás kockázata.
• A munkavállalók hatékonyabban, nyugodtabb környezetben dolgozhatnak.

 

Az Irat-Széf Kft. az Ön partnere a biztonságos iratkezelésben!

👉 Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha szeretne átlátható, jogszerű és költséghatékony iratkezelési rendszert kialakítani!

IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu