A legtöbb cégnél az iratkezelés évek alatt alakul ki. Új munkatársak érkeznek, új mappák jönnek létre, különböző nyilvántartások készülnek, majd idővel kialakul egy olyan rendszer, amelyet valójában már senki sem lát át teljes egészében. Amíg nincs probléma, ez nem tűnik veszélyesnek. Egy hatósági ellenőrzés, egy adatvédelmi megkeresés vagy egy sürgős üzleti ügy azonban gyorsan megmutathatja a rendszer hiányosságait.
A modern iratkezelés már nem egyszerűen tárolási kérdés. A nemzetközi trendek szerint az információ nyomon követhetősége vált az egyik legfontosabb szemponttá. A szervezeteknek nemcsak az irataikat kell megőrizniük, hanem azt is tudniuk kell, hogy azok milyen folyamatokon mentek keresztül, ki kezelte őket, és milyen jogosultságok kapcsolódnak hozzájuk.
Sok esetben a problémát nem az iratok mennyisége okozza. Egy kisebb vállalkozás néhány száz dossziéval is komoly nehézségekbe ütközhet, ha nincs egységes rendszer. Ezzel szemben egy nagyobb szervezet több tízezer iratot is képes hatékonyan kezelni, ha megfelelő szabályozással és nyilvántartással dolgozik.
Különösen nagy kockázatot jelent a tudásfüggőség. Számos cégnél van egy olyan munkatárs, aki pontosan tudja, melyik irat hol található. Amíg ő jelen van, a rendszer működőképesnek tűnik. Ha azonban szabadságra megy, munkahelyet vált vagy nyugdíjba vonul, azonnal kiderül, hogy a folyamat valójában személyhez kötött volt. A helyettesíthetőség hiánya ma már nemcsak szervezési probléma, hanem üzleti kockázat is. Egy jól kialakított iratkezelési rendszernek személyektől függetlenül kell működnie.
A digitalizáció önmagában nem oldja meg ezt a problémát. Sok vállalkozás azt gondolja, hogy a papíralapú iratok beszkennelésével automatikusan rendezetté válik az állomány. A gyakorlatban azonban a rendezetlen papíralapú iratból gyakran rendezetlen digitális irat lesz. A valódi megoldás a teljes folyamat átgondolása. Fontos tudni, milyen iratok keletkeznek, meddig kell őket megőrizni, ki férhet hozzájuk, hogyan történik a visszakeresés, valamint mikor és milyen módon történhet a selejtezés.
A nemzetközi szakmai irányok szerint egyre nagyobb szerepet kap az egységes információkezelés, a nyomon követhetőség és a szabályozott hozzáférés. A cél nem pusztán az, hogy az iratok megmaradjanak, hanem hogy a bennük lévő információ bármikor gyorsan és biztonságosan elérhető legyen. Éppen ezért érdemes időről időre felülvizsgálni az iratkezelési gyakorlatot. Egy külső szakértő gyakran olyan kockázatokat is észrevesz, amelyek a napi működés során már láthatatlanná váltak.