Kapcsolat

A visszakeresés és adatszolgáltatás az előre egyeztetett szabályok szerint működik, doboz, dosszié vagy iratszintű azonosítással. Sürgős esetben a kérést telefonon is fogadjuk, majd írásos megerősítést kérünk, a kért iratokat a lehető legrövidebb időn belül teljesítjük, jellemzően legkésőbb 8 órán belül. A kiszállítás és a megküldés módja igény szerint történhet elektronikus levélben, vagy eredeti példány leszállításával.

Az iratokat ellenőrzött, raktári környezetben tároljuk, tűzjelző rendszerrel és elektronikus vagyonvédelmi megoldásokkal támogatva. A hozzáférés szabályozott, az adatszolgáltatás csak a kijelölt kapcsolattartók és a közösen elfogadott eljárásrend szerint történik. Munkatársaink titoktartási nyilatkozattal rendelkeznek, az adatkezelés pedig a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően zajlik.

Igen. Elkészítjük vagy frissítjük az iratkezelési szabályzatot és a kapcsolódó irattári tervet az aktuális előírások alapján. A folyamat része a jelenlegi gyakorlat áttekintése, a szükséges szabályozási pontok meghatározása, majd a dokumentáció elkészítése úgy, hogy az illeszkedjen a szervezet működéséhez és a hatósági elvárásokhoz.

Az iratselejtezés célja, hogy a megőrzési időn túl már nem szükséges iratok kikerüljenek a rendszerből, ezzel csökkenjen a tárolási költség és a kockázat. A selejtezést levéltáros végzettségű munkatársunk irányításával végezzük, jegyzőkönyvvel dokumentáljuk, majd a megrendelő jóváhagyása után a kijelölt iratokat megsemmisítjük. A folyamat végig kontrollált és megfelelőségi szempontból is rendezett, így egy esetleges ellenőrzés során is egyértelműen alátámasztható.