Az iratok káosza nemcsak bosszantó, hanem veszélyes is lehet egy cég működése szempontjából. Egy számla vagy szerződés időben történő előkerítése akár üzleti előnyt is jelenthet, míg ennek az ellenkezője komoly hátrányokat okozhat. A megfelelő iratkezelés ezért nem luxus, hanem elengedhetetlen alap.

Egy egyszerű, mégis jól működő rendszer, amely segíthet rendben tartani az iratokat:

3 fő kategória, amivel érdemes kezdeni

1. Személyügyi iratok

Munkaszerződések, személyes adatlapok, jogosultsági dokumentumok.

2. Pénzügyi dokumentumok

• Bankszámlák
• Megtakarítások és befektetések
• Hitelek, kölcsönök
• Közüzemi számlák

3. Vásárlási bizonylatok és szerződések

• Készülékek nyugtái, garancialevelek
• Adásvételi és egyéb szerződések
• Felújítással kapcsolatos iratok (ablak, tető, stb.)
• Földhivatali dokumentumok

Időszakos iratrendezés: megtisztulás és megújulás

• Tárolási terv: határozzuk meg, meddig kell megőrizni a különféle dokumentumokat.
• Szelektálás és megsemmisítés: szabaduljunk meg a felesleges iratoktól.
• Rendszeresség: évente legalább egyszer szánjunk időt átfogó iratrendezésre.

További praktikus tippek

  Minden iratot már érkezéskor rendszerezzünk: azonnal iktassuk és helyezzük megfelelő kategóriába.

   Használjunk alkategóriákat: iratvédő mappákat, borítékokat, hogy ne keveredjenek a különböző dokumentumtípusok.

Címkézzünk minden tárolót: legyen világos, mi hol található (iratgyűjtők, dobozok, polcok).

   Ne halmozzunk! Rendszeresen selejtezzük a lejárt iratokat, a helyet pedig hagyjuk az új dokumentumoknak.

   Digitális vagy papír alapú? Mindkettőt kezeljük egyforma gondossággal. Az iratkezelési szabályzatban térjünk ki külön ezekre.

A hosszú távú megoldás: iratkezelési szabályzat

Egy átgondolt iratkezelési szabályzat nemcsak rendszert visz a dokumentumkezelésbe, hanem segít a jogszabályi megfelelésben is. Legyen szó papíralapú vagy elektronikus dokumentumokról, a szabályzat garantálja, hogy mindig megtaláljuk, amit keresünk.

Az iratrendezés nem egyszeri feladat, hanem folyamatos odafigyelést igényel. Ha már a vállalkozás indulásakor kialakítunk egy átlátható rendszert, azzal hosszútávon is jelentős mennyiségű időt és energiát takaríthatunk meg.

Amennyiben úgy érzi, segítségre lenne szüksége az iratok rendszerezésében vagy egy jól működő iratkezelési szabályzat kialakításában, az Irat-Széf Kft. csapata készséggel áll rendelkezésére.

👉 Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha szeretne átlátható, jogszerű és költséghatékony iratkezelési rendszert kialakítani!

IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu