Iratmegőrzési szabályok

Immár több, mint 10 éve, 2012. január 1-től hatályos szabályok szerint akár 25 millió forintos mulasztási bírsággal is sújthatja a NAV azt, aki nem őrzi meg nyomdai úton előállított számlatömbjét vagy egyéb iratait. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) 9. § e) pontja írja elő az adózóknak a bizonylat kiállítására és megőrzésére vonatkozó kötelezettségét, a bizonylat megőrzésével kapcsolatos általános szabályokat pedig az Art. 78. §-a részletezi.

Ellenőrzésre a határidőben beadott bevallás évét követő 5. év végéig bármikor sor kerülhet, ez az az időpont, ameddig mindenképp meg kell őrizni azokat az iratokat, amelyek egy ellenőrzés során relevánsak lehetnek. A számviteli törvény ennél hosszabb határidőt állapít meg: a számviteli bizonylatokat főszabály szerint 8 évig köteles megőrizni az az adózó, aki a törvény hatálya alá tartozik.

Egy ellenőrzés során az adóhatóság bármilyen dokumentumot számon kérhet rajtunk, ami olyan ügyletre vonatkozik, amelynek során adókötelezettség keletkezett. Nem elég ezért az ügyletről szóló számlát, vagy nyugtát megőrizni, érdemes megtartani az ügylettel kapcsolatos szerződéseket, teljesítésigazolásokat, egyéb keletkező iratokat, illetve számon tartani annak a személynek az adatait és elérhetőségét, akivel az ügylet során kapcsolatban álltunk. Így tudjuk csak igazolni, hogy az adóhatóság által vizsgált esemény valóban megtörtént.

Mit tegyünk ha irataink önhibánkon kívül rongálódnak, vagy semmisülnek meg?

Erre az esetre a törvény az iratok pótlását írja elő, tehát az adózóknak – ellenőrzéstől függetlenül is – meg kell kísérelniük az elveszett iratokat újból beszerezni. Az elveszett irat kibocsátójának avagy befogadójának felkeresésével például hiteles másolatokra tehetünk szert. Az iratok ellenőrzésre alkalmatlanná válásáról pedig célszerű bejelentést tenni az adóhatóságnál.

Milyen következményei lehetnek, ha iratmegőrzési kötelezettségünknek nem teszünk eleget?

Amennyiben ellenőrzés során az adóhatóság arra a következtetésre jut, hogy adózó iratai hiányosak, s így az adókötelezettség pontos megállapítására nem alkalmasak, becsléssel állapítja meg az adókötelezettséget. A becslés során akár hiányzó számlák adótartalma is megállapítható adózó terhére, vagy olyan bevétel, illetve jövedelem, amely az iratokból nem tűnik ki, mégis bizonyíthatóan adózó rendelkezésére állt a vizsgált időszakban.

Általános forgalmi adó vizsgálata esetén különösen fontos, hogy a számlát befogadó adózó hiteles dokumentumokkal tudja bizonyítani az ügylet valódiságát, ennek hiányában ugyanis adólevonási jogával nem élhet.

A törvény bármely személy esetében 1 millió forintig terjedő mulasztási bírságot tesz lehetővé általánosan, de külön kezeli azt az esetet, ha a vizsgált személy számla- vagy nyugtamegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. Az elveszett számla vagy nyugta esetében ugyanis azok számától függően magánszemélyek esetén darabonként 200 ezer forintig, más adózók esetén darabonként 500 ezer forintig terjedhet a bírság összege – függetlenül attól, hogy az adott bizonylat felhasználásra került-e. Így egy 50 lapos számlatömb elvesztése a fentebb részletezett következményeken túl akár 25 millió forintjába is kerülhet adózónak.

Mindezek tükrében megéri fokozott gondossággal kezelni az adózással kapcsolatos dokumentumainkat.

IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.

6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.

Telefon: +36-76/505-456

Mobil: +36-30/395-2545

E-mail: iratszef@iratszef.hu