A vállalkozások működése során keletkező iratok többségét nemcsak érdemes, hanem kötelező is meghatározott ideig megőrizni. A különböző dokumentumtípusokra eltérő megőrzési idő vonatkozik, és a határidők figyelmen kívül hagyása súlyos következményeket vonhat maga után – például bírságokat vagy jogvitákat. Cikkünk segít eligazodni az iratmegőrzés szabályai között, hogy Ön biztonságban tudhassa céges dokumentumait.
Miért fontos az iratmegőrzési idő betartása?
Az iratmegőrzés célja a jogszerűség, az elszámoltathatóság és a vállalkozás védelme. Az iratok a könyvvizsgálatok, hatósági ellenőrzések, bírósági eljárások vagy épp az üzleti partnerekkel való elszámolás során is kulcsfontosságúak lehetnek.
A megőrzési időket különböző jogszabályok írják elő – például a számviteli törvény, az adótörvények, a GDPR vagy az ágazati rendelkezések.
Főbb dokumentumtípusok és megőrzési idejük
Számviteli iratok (Számviteli törvény alapján)
-
Könyvelési bizonylatok (számlák, nyugták, banki kivonatok): 8 év
-
Beszámolók, főkönyvi kivonatok: 8 év
-
Főkönyvi számlák alátámasztó iratai: 8 év ➡️ Jogszabály: 2000. évi C. törvény a számvitelről (169. §)
Adózási iratok (NAV ellenőrzés esetére)
-
Adóbevallások, adófizetési igazolások, NAV levelezés: 5 év (az adóév végétől számítva) ➡️ Jogszabály: Art. (az adózás rendjéről szóló törvény)
Munkajogi és bérszámfejtési dokumentumok
-
Munkaszerződések, munkaügyi nyilvántartások, személyi anyagok: az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 év ➡️ Jogszabály: Tbj. (társadalombiztosítási törvény)
-
Bérjegyzékek, jelenléti ívek, bérszámfejtési adatok: legalább 3 év ➡️ Jogszabály: a Munka Törvénykönyve
Szerződések, üzleti megállapodások
-
Szállítási, szolgáltatási, alvállalkozói szerződések: általában 8 év
GDPR-érintett dokumentumok (pl. ügyféladatok, hozzájárulások)
-
Adatkezelési hozzájárulások: az adatkezelés céljának megszűnéséig
-
Törlési igények dokumentálása: 5 évig ➡️ Jogszabály: GDPR (EU 2016/679 rendelet)
Tippek a szabályos iratmegőrzéshez
-
Készítsen iratkezelési szabályzatot, amely egyértelműen tartalmazza a megőrzési időket.
-
Digitalizálja dokumentumait, de ügyeljen a jogszabály szerinti hiteles másolatkészítésre!
-
Rendszeresen ellenőrizze irattárát, és selejtezze a már nem kötelezően tárolandó iratokat – szakszerű módon.
✅ Miért érdemes külső szakértőre bízni az iratkezelést?
Az IRAT-SZÉF Kft. több évtizedes tapasztalattal nyújt megoldásokat a biztonságos irattárolás, selejtezés és archiválás területén. Segítünk abban, hogy Ön biztos lehessen benne: cége minden tekintetben megfelel a hatályos iratkezelési előírásoknak.
Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha szeretne átlátható, jogszerű és költséghatékony iratkezelési rendszert kialakítani!
IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu