Amit a karanténban tanultunk

Reméljük, fellélegezhetünk, megkönnyebbülhetünk. Úgy néz ki, hogy a jó idővel talán a gazdasági élet is visszatérhet a régi kerékvágásba.

A március elején hirtelen jött változás gyors reagálást igényelt minden cégtől, amely nem biztos, hogy a legjobb céges eredményt hozta, de a rapid válasz emberi életeket mentett, és ennél fontosabb nincs. Most, amikor úgy tűnik, eltűnnek a fejünk fölül a járványügyi gomolyfelhők, újra a vállalkozás érdekeit kell a munkában szem előtt tartanunk.

A COVID-járvány (sajnos) megtanította nekünk azt, hogy a korlátozások között, nehezített “pályán” (home office, védőfelszerelések használata, folyamatos fertőtlenítés, távolságtartás, stb.) is el kell látnunk a feladatunkat – minden felkészülési idő, ún. főpróba nélkül.

Az elmúlt időszakban még soha nem volt ennyire hangsúlyozottan fontos az iratkezelés. Azoknál a kisebb-nagyobb cégeknél, közintézményekben, ahol az iratkezelés, az irattárolás, dokumentumok digitalizálása és archiválása megfelelő, tervszerű kivitelezésű volt, sokkal hatékonyabban álltak át a home office jellegű munkára.

Miért?

Egészen egyszerűen a munkatársak felosztották a már meglévő munkafolyamatokat, ezen belül a kapcsolódó dokumentumokhoz való hozzáférést. Az átállási periódus a virtuális információáramlás és ellenőrzés kidolgozásával gyakorlatilag megvalósult.

Egyértelműen elmondható, hogy az egyes munkafolyamatok hossza valamelyest megnövekedett és a munkatársak otthoni motivációján is kellett dolgozni, de számos esetben olyanról számoltak be a vállalkozások, hogy az irodai stressz (határidők, teljesítménykényszer, kötelező munkahelyi rituálék, rosszindulatú munkahelyi légkör, stb. okozta feszültség) megszűnésével a vállalt feladat elvégzésének a teljesítménye megnövekedett.

Talán picit egyszerűsített, de semmiképpen nem túlzó megállapítás és tanulság az, hogy azok a vállalati formák, ahol korábban is rendezett iratkezelés volt, könnyebben álltak át a járvány miatt kényszerített feladatellátásra.

Legyen ez mindenki számára intő jel. Tanuljunk ebből az esetből! Ne halogassuk az iratkezelés rendbetételét, hozzuk létre a megfelelő irattárolási verziót, a munkatársak dokumentumkezelési folyamatait és az ehhez kapcsolódó ellenőrzési pontokat!

Amennyiben úgy érzi, szüksége van szakértőre iratkezelése rendbehozására, keresse a több mint 20 éves szakmai múlttal rendelkező Irat-Széf Kft.-t, és kérje ingyenes felmérésünket!

Telefon: +36-76/505-456 Mobil: +36-30/395-2545 E-mail: iratszef@iratszef.hu