A vállalkozások működése során folyamatosan keletkeznek számlák, szerződések, pénzügyi és munkaügyi iratok, nyilvántartások, levelezések és más, a működéshez kapcsolódó iratok. Ahogy telnek az évek, egyre gyakrabban merül fel a kérdés, hogy ezek közül mit kell továbbra is megőrizni, és mely iratok selejtezhetők.
A válasz nem egyszerűen egy évszám. Nincs olyan általános megőrzési idő, amely minden céges iratra egyformán alkalmazható lenne. Az előírt időtartam függ az irat típusától, tartalmától, az adott ügytől, a vonatkozó jogszabályoktól, valamint bizonyos esetekben attól is, hogy van e folyamatban olyan eljárás vagy jogviszony, amely miatt az iratra továbbra is szükség lehet.
„Mindent nyolc évig kell megőrizni”
Ez az egyik legelterjedtebb leegyszerűsítés.
A nyolcéves időtartam valóban fontos szabály. A számviteli törvény szerint az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést, valamint az ezeket alátámasztó iratokat legalább nyolc évig kell megőrizni. Ugyanez vonatkozik a könyvviteli elszámolást közvetlenül vagy közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokra, például számlákra, főkönyvi számlákra és részletező nyilvántartásokra.
Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden, a vállalkozás működése során keletkező iratra automatikusan nyolcéves megőrzési idő vonatkozik.
Az adózási iratoknál sem egyszerűen öt évet kell számolni
Gyakran találkozunk azzal az általánosítással is, hogy az adózással kapcsolatos iratokat öt évig kell megőrizni.
A pontos szabály ennél összetettebb. Az adózási iratokat főszabály szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni. Ez általában annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év, amelyben a bevallást vagy bejelentést meg kellett tenni, illetve az adót meg kellett fizetni.
Az elévülési idő azonban bizonyos esetekben meghosszabbodhat. Emiatt az iratok selejtezésénél nem elegendő egyszerűen öt évet visszaszámolni a keletkezés időpontjától.
Külön szabály is létezik például egyes, kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezményekkel érintett iratokra, amelyek esetében tízéves megőrzési kötelezettség is fennállhat.
A munkaügyi iratoknál különösen fontos a pontos besorolás
A munkaügyi iratállomány esetében sem célszerű egyetlen általános határidőből kiindulni.
A munkajogi igények általános elévülési ideje három év, de ebből nem következik az, hogy minden munkaügyi irat három év elteltével selejtezhető.
A nyugdíjjogosultság megállapításához szükséges adatokat tartalmazó, 2024. december 31. napjáig keletkezett egyes munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat például az érintett személyre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni.
Ez jól mutatja, miért szükséges irattípusonként meghatározni a megfelelő megőrzési szabályt, és miért kockázatos pusztán az irat keletkezési éve alapján dönteni a selejtezésről.
A szerződések esetében a tartalom is számít
A szerződéseknél szintén nem megfelelő az a megközelítés, hogy minden szerződéshez automatikusan ugyanazt a megőrzési időt rendeljük.
Egy szerződés lehet számviteli elszámolást alátámasztó irat, kapcsolódhat hosszabb ideig fennálló jogviszonyhoz, garanciális vagy szavatossági kötelezettséghez, követeléshez vagy később felmerülő jogvitához.
Ezért nemcsak azt kell megvizsgálni, hogy mikor írták alá a szerződést, hanem azt is, hogy mikor szűnt meg az abból eredő jogviszony, milyen kapcsolódó iratok tartoznak hozzá, és milyen más jogszabályi kötelezettség indokolhatja a további megőrzését.
„Biztonságosabb, ha mindent megtartunk”
Első látásra valóban a legbiztonságosabb megoldásnak tűnhet, ha a vállalkozás soha semmit nem selejtez.
Ez azonban szakmailag nem megfelelő iratkezelési gyakorlat.
A szükségtelenül tárolt iratállomány folyamatosan növeli a helyigényt, rontja az átláthatóságot, nehezíti a visszakeresést és felesleges adminisztrációt okoz. Személyes adatokat tartalmazó iratoknál adatvédelmi szempontból is lényeges, hogy az adatok ne maradjanak meg korlátlan ideig pusztán azért, mert korábban bekerültek a szervezet rendszerébe.
A GDPR tárolási korlátozásának alapelve szerint a személyes adatokat csak addig szabad az érintett azonosítását lehetővé tevő formában megőrizni, ameddig az adatkezelés céljához szükséges. Ettől természetesen eltérhet olyan eset, amikor valamely jogszabály kifejezetten hosszabb megőrzést ír elő.
A helyes cél tehát nem a lehető legtöbb irat megtartása, hanem annak pontos meghatározása, hogy mely iratot milyen jogalapon és meddig szükséges megőrizni.
A beszkennelt irat nem feltétlenül jelenti azt, hogy a papír selejtezhető
A digitalizálás egyre több vállalkozás iratkezelésének természetes része, de az elektronikus másolat elkészítése önmagában nem jelenti automatikusan azt, hogy az eredeti papíralapú irat selejtezhető.
A jogszabályok meghatározzák azokat a feltételeket, amelyek mellett az elektronikus másolat alkalmas lehet a megőrzési kötelezettség teljesítésére. Biztosítani kell többek között az irat tartalmának változatlanságát, olvashatóságát, visszakereshetőségét és az utólagos módosítás kizárását.
Az eredetileg elektronikus formában kiállított számviteli bizonylatokat pedig elektronikus formában kell megőrizni úgy, hogy a teljes megőrzési idő alatt hozzáférhetők és olvashatók maradjanak.
Ezért a digitalizálás előtt mindig érdemes tisztázni, hogy egyszerű munkapéldány készítése történik, vagy olyan elektronikus megőrzési rendszer kialakítása, amely a jogszabályi követelményeknek is megfelel.
A cég átalakulása sem szünteti meg a megőrzési kötelezettséget
Fontos szempont, amelyről ritkábban esik szó, hogy egy szervezeti változás önmagában nem teszi szükségtelenné a korábbi iratok megőrzését.
Átalakulás, jogutódlás vagy akár jogutód nélküli megszűnés esetén is gondoskodni kell azoknak az iratoknak a további szabályos őrzéséről, amelyekre még fennáll a megőrzési kötelezettség.
Ez különösen fontos akkor, amikor egy vállalkozás költözik, szervezeti átalakuláson megy keresztül vagy megszűnésre készül. Ilyenkor az iratállomány sorsáról is tudatosan rendelkezni kell.
Mikor selejtezhető biztonságosan egy irat?
A megfelelő selejtezési döntéshez legalább azt kell ismerni, hogy milyen típusú iratról van szó, mikor keletkezett, milyen ügyhöz kapcsolódik, milyen jogszabályi megőrzési idő vonatkozik rá, és fennáll e olyan körülmény, amely miatt továbbra is szükséges lehet.
Ha például folyamatban lévő hatósági eljárás, jogvita vagy más olyan ügy kapcsolódik az irathoz, amelyben annak bizonyító jelentősége lehet, a puszta megőrzési idő letelte önmagában nem feltétlenül elegendő a selejtezési döntéshez.
A biztonságos selejtezés ezért nem azzal kezdődik, hogy kiválasztjuk a régi dobozokat, hanem az iratállomány megfelelő rendszerezésével és a megőrzési szabályok pontos meghatározásával.
A megőrzési idők kezelése rendszer kérdése
Egy jól kialakított iratkezelési rendszerben nem minden selejtezéskor kell újra eldönteni, hogy egy adott irattípussal mi történjen.
Az irattári terv, az iratkezelési szabályzat és a következetes nyilvántartás lehetővé teszi, hogy már az irat keletkezésekor vagy rendszerbe kerülésekor egyértelmű legyen annak besorolása, kezelési módja és megőrzési ideje.
Az IRAT-SZÉF szakemberei az iratállomány áttekintésében, rendszerezésében, az irattári terv és az iratkezelési szabályzat kialakításában, a digitalizálásban, valamint a szakszerű selejtezés előkészítésében is segítséget nyújtanak.
A díjmentes helyszíni felmérés során áttekintjük a jelenlegi iratkezelési gyakorlatot, és konkrét javaslatot adunk arra, hogyan alakítható ki átlátható, jogszerű és hosszú távon is kezelhető rendszer.