Amit az iratkezelésről tudni KELL

Ügyiratkezelés alatt az irat hivatalos, szabályok szerinti kezelését értjük, az ügyvitel egy részét képzi.

Fogalmak

Az iratkezelés alapfogalmait az 1995. évi LXVI. törvény rögzíti:

irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;

iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek.” 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

Szabályzatok

Az ügyiratkezeléshez minden szervezetnek iratkezelési szabályzattal kell rendelkeznie, melynek elkészítéséhez az illetékes hatóságok (Kormány, magyar Országos Levéltár, belügyminiszter, miniszter, stb.) mintaszabályzatokat adnak ki. A közfeladatokat ellátó szerveknek – bár maguk alakíthatják ki iratkezelési szabályzatukat – indokolt a mintaszabályzatokhoz ragaszkodniuk, és saját szabályzatukat az illetékes levéltárral is egyeztetniük kell.

Folyamatok

Az iratkezelés történhet központilag, szervezeti egységek szerint bontva, illetve ügyintézőhöz rendelve. Az iratkezelési rendszer a szervezet felépítésétől és sajátosságaitól függően lehet centralizált (központi nyilvántartás, főként kisebb szervezeteknél), vegyes (részben központi, részben szervezeti egységek nyilvántartása), és decentralizált (csak az illetékes szervezeti egység nyilvántartása).

Az iratkezelés folyamatai:

• küldemények átvétele, érkeztetése
• küldemények felbontása
• küldemények iktatása
• iratok továbbítása ügyintézésre
• kimenő posta előkészítése
• postakönyvbe rendezés
• irattárba helyezés
• iratok tárolása
• iratok selejtezése
• iratok átadása a levéltárnak (egyes esetekben).

Úgy érzi cégének az iratkezelésben professzionális segítségre van szüksége?

Keressen bennünket!

IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu