Bevált dokumentumkezelési gyakorlatok
Útmutató az iratok kezeléséhez
A kritikus dokumentumok naprakészen tartása és az üzleti adatok kezelése az egyik legfontosabb dolog, amit a vállalat tehet. Van néhány tippünk a hatékony üzemeltetéshez.
Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése nagyszerű első lépés az üzleti dokumentumok rendszerezéséhez. A hatékony dokumentumkezelés fenntartásához azonban be kell tartania néhány – a dokumentumkezelés során bevált – alapvető szabályt.
Főbb irányelvek:
- Az egyértelmű indexelés, az elérés meghatározása és a hozzáférési hierarchia a dokumentumkezelő rendszer alapvető elemei.
- Az automatizálások használata javítja a munkafolyamatot és az iratkezelést.
- Győződjön meg róla, hogy teljes körű tudással rendelkezik a dokumentumkezelés ágazaton belüli jogi követelményeiről!
Folyamat:
- Válassza ki vállalkozása számára a legjobb dokumentumkezelési módszert!
A dokumentumkezelés első lépése annak meghatározása, hogy melyik dokumentumkezelő rendszer a megfelelő vállalkozása számára. Bár sok hasonló létezik, azonban az igényeinek nem megfelelő választása idő- és pénzpocsékolás lehet. Például eltérő iratrendezési folyamatokra van szükség, ha a vállalkozás sok új dokumentumot hoz létre, amelyek készítése során együtt kell működnie a munkatársaknak és állandóan dolgozni kell vele. Viszont ha egyszerűen csak egy helyre kell gyűjteni a szerződéseket, akkor más a tárolás és a kezelés módszere.
- Használjon egyszerű indexelést!
Annak érdekében, hogy a dokumentumok könnyen hozzáférhetők legyenek, létfontosságú, hogy minden új dokumentumot és mappát pontosan indexeljen, így egységes hozzáférést hozzon létre. A teljes rendszer létrehozása előtt javasoljuk, hogy készítsen egyértelmű dokumentumkezelési struktúrákat, és legyen egy átlátható kategórialista dokumentumtípusonként.
- Tárolja biztonságban papírdokumentumait!
A papíralapú dokumentumokat célszerű iratszekrényekben tárolni, melyek védelmet nyújtanak minden egyes dokumentum számára.
- Rendelkezzen a hozzáférési jogokról!
Vállalkozásában nem minden személynek kell hozzáférnie minden dokumentumhoz. Lesznek olyan érzékeny dokumentumok – például a munkavállalói szerződések és a teljesítménynyilvántartások –, amelyeknek bizalmasnak kell maradniuk. A megfelelő szintű hozzáférési engedélyeket hozzá kell rendelni a munkatársakhoz.
- Automatizálja dokumentációs munkafolyamatait!
Az automatizálás könnyebbé teszi az üzleti életet, és segít a dokumentumok és az üzleti folyamatok következetes kezelésében. Automatizálhatja például az értesítéseket és a jóváhagyásokat.
- Használjon papír és elektronikus dokumentáció kezelést egyaránt!
Fontos a fizikai iratkezelés és egyre inkább teret hódít a felhőalapú tárolás is. Mindkettőnek megvannak az előnyei és hátrányai, így a maximális hatékonyságot akkor érjük el, ha egyaránt alkalmazzuk őket.
- Rendszeresen végezze el az iratkezelés ellenőrzését!
Bevett „jó gyakorlat”, ha rendszeresen ellenőrizzük az iratkezelést, hogy elkerüljük a lehetséges folyamathibákat vagy jogsértéseket. Ennek érdekében belső és külső auditokat végezhet. Előbbi esetében érdemes három-hat havonta végezni, míg a külső auditot elég évente elvégezni. Ez azért is hasznos, mert így nem „pánikol” a cég, ha nagyobb hatósági ellenőrzésre kerül sor.
Reméljük, hogy segítettünk ötleteket adni a hatékony és rendezett iratkezeléshez.
Amennyiben azonban mégis úgy érzi, hogy ehhez a munkafolyamathoz külsős, szakértői tapasztalattal bíró és átfogó referenciával rendelkező céget bízna meg, keressen bennünket bizalommal!
IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu