Iratkezelési szabályzat: Az iratkezelés megkönnyítéséhez jól lefektetett alapokra van szükség. Ezek közé tartozik például az iratok útjának felvázolása, az iratok feldolgozásával kapcsolatos teendők és felelősök kijelölése, az iratsablonok kialakítása, valamint a jogosultságok meghatározása.

Szabályok és házirendek: Az iratkezelési rendszernek támogatnia kell az adott szervezeten belül érvényes szabályokat és a jogi előírásokat egyaránt. A szabályzatok számos területet lefednek az iratok megőrzési idejétől kezdve a rendszerezésükön át az archiválásig és a megsemmisítés módjáig.

Hozzáférés: A megfelelő nyilvántartás biztosítja, hogy minden fontos irat, illetve adat elérhető és egyszerűen visszakereshető legyen az illetékesek számára. Ezt támogatja a logikus kategorizálás és osztályozás, ezért megéri időt és energiát fektetni ennek megtervezésébe.

Adatbiztonság: Minden információ értékkel bír, ezért az adatbiztonságra különösen nagy hangsúlyt kell fektetni. Az érzékeny és bizalmas adatok használatára és kezelésére azonban külön előírások vonatkoznak, amelyek még szigorúbban szabályozzák a kapcsolódó felelősségeket és tennivalókat, illetve az adatszivárgással vagy -vesztéssel járó következményeket. Ezeket muszáj komolyan venni, és kötelező jelleggel beépíteni az iratkezelési gyakorlatba.

Iratkezelés legújabb tendenciái

Egyre több olyan igény és trend jelenik meg a mindennapokban, amely az iratkezelés eszközeire és jövőjére is hatással van. Ahogy a nyomtatott dokumentumokat felváltják a digitális iratok, úgy ez utóbbiak elérhetősége, feldolgozása és tárolása egyre nagyobb rugalmasságot kíván.

 

Felhőtechnológiák népszerűsége: A felhőalapú megoldások lehetővé teszik, hogy a jellemzően nagy mennyiségű adatot ne a helyszínen lévő fizikai szerveren tároljuk (vagy ne csak ott), hanem a felhőben (is), így a tárhely is igény szerint, költséghatékonyan skálázható. Ez plusz biztonsági intézkedéseket, valamint biztonsági mentéseket kíván, ugyanakkor bárhonnan hozzáférhetővé teszi az információkat, ami az iratokkal kapcsolatos ügyintézést is jelentősen megkönnyítheti.

Távoli munka elterjedése: A koronavírus-járvány óta már természetesnek számít az otthonról vagy egyéb távoli helyszínekről végzett munka. A trendet a felhőalapú eszközök is nagymértékben támogatják, és az iratkezelés folyamatának is készen kell állnia arra, hogy a felhasználók földrajzi és időbeli korlátozás nélkül dolgozzanak a dokumentumokkal.

Szigorodó adatvédelem: A különféle szervezetek sok esetben érzékeny információkkal dolgoznak, beleértve az ügyfeleikkel kapcsolatos pénzügyi vagy egészségügyi adatokat. Az ilyen fájlok a kibertámadók elsődleges célpontjai, ami egyre kifinomultabb adatvédelmi stratégiát igényel, erre pedig a fogyasztók adatvédelmi aggályai és az ezek csillapítását célzó szigorú szabályozások (pl. GDPR) miatt is szükség van. A vállalatoknak ezért gondoskodniuk kell arról, hogy iratkezelési folyamataik teljes mértékben megfeleljenek úgy az igényeiknek, mint a jogszabályoknak.

Automatizáció: A szervezetek hatalmas adatmennyiséget kezelnek, amely manuális feldolgozása egyre nagyobb akadályokat jelent, ezért egyre több helyen használják ki az automatizáció nyújtotta előnyöket a legkülönbözőbb területeken, így például az adatbevitelben és -rendszerezésben vagy az egyszerűbb, ismétlődő feladatok elvégzésében, hiszen csökkenti az emberi munka igényét és a hiba lehetőségét. Az automatizált folyamatok az iratkezelésben rendkívül hasznosak lehetnek többek között az iratfogadási csatornák monitorozásának, a feladatkiosztásnak vagy a metaadatok feldolgozásának köszönhetően.

 

Az iratkezelés egy olyan komplex folyamat, amely megfelelő rendszer kialakítása és jó gyakorlatok alkalmazása mellett jelentősen hozzájárulhat a vállalat hatékonyságának növeléséhez és jogi megfelelőségéhez. Ahogy a digitális iratok és az automatizált megoldások előtérbe kerülnek, a szervezetek számára kulcsfontosságú, hogy lépést tartsanak a modern trendekkel és technológiákkal, biztosítva az adatok biztonságos és hatékony kezelését.

A részletekkel kapcsolatban keresse munkatársainkat bizalommal, kérjen ingyenes helyszíni felmérést!

IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu