Minden, amit az iratkezelési szabályzatról és irattári tervről eddig nem tudott

Minden, amit az iratkezelési szabályzatról és irattári tervről eddig nem tudott

2018. május 25 óta az üzleti szférában nem találunk olyan embert, aki ne hallott volna a GDPR kompatibilitásról. De vajon mi a helyzet az iratkezelési szabályzattal és az irattári tervvel?!

Sokan nem tudják, hogy minden közfeladatot ellátó intézmény számára kötelező érvényű ezen dokumentumok megléte.

Miért javasoljuk mi a kört kiegészítve minden vállalkozásnak az iratkezelési szabályzat és irattári terv elkészítését?

A válasz ezen iratok alapvető tulajdonságaiban keresendő:

– Az iratkezelési szabályzat egy több részből álló, a mindenkori előírásoknak megfelelő, a munkafolyamatokat precízen leíró működési terv.

– A dokumentum összefésüli a hatályos jogszabályokat és a cég működési elveinek megfelelő iratkezelési eljárásokat, melynek eredményeképpen valós adatvédelem, korrekt átláthatóság és könnyű kezelés jön létre.

Tudjuk, hogy sokan megijednek vagy legalábbis tartanak ettől a feladattól. Mit mondhatnánk?! Valóban van alapja, hiszen az iratkezelési szabályzat létrehozásának első lépés az adott szervezet dokumentum kezelésére vonatkozó jogszabályok kigyűjtése, majd következik a szervezet aktuális iratkezelési gyakorlatának átvilágítása pontról pontra. Amikor az előző két ponttal végeztünk, szükséges ezen „halmazok” összevetése. Talán páran most feljajdulnak, hogy ennek a folyamatnak sose lesz vége. 😊 A hitetleneknek jelezzük, hogy igenis van vége: amikor elkészül a szabályzat! Szükséges az iratok nyilvántartása és kezelésre vonatkozó munkafolyamatok összesítése, az iratkezelők feladatainak hiánytalan rögzítése, valamint elkészíteni az irattári tervet.

Amennyiben ezt a feladatot profikra bízná, keressen bennünket itt! 

Érdeklődik szolgáltatásaink iránt? Tájékozódjon róla bővebben itt.