2018. május 25 óta az üzleti szférában nem találunk olyan embert, aki ne hallott volna a GDPR kompatibilitásról. De vajon mi a helyzet az iratkezelési szabályzattal és az irattári tervvel?!
Sokan nem tudják, hogy minden közfeladatot ellátó intézmény számára kötelező érvényű ezen dokumentumok megléte.
Miért javasoljuk mi a kört kiegészítve minden vállalkozásnak az iratkezelési szabályzat és irattári terv elkészítését?
A válasz ezen iratok alapvető tulajdonságaiban keresendő:
– Az iratkezelési szabályzat egy több részből álló, a mindenkori előírásoknak megfelelő, a munkafolyamatokat precízen leíró működési terv.
– A dokumentum összefésüli a hatályos jogszabályokat és a cég működési elveinek megfelelő iratkezelési eljárásokat, melynek eredményeképpen valós adatvédelem, korrekt átláthatóság és könnyű kezelés jön létre.
Tudjuk, hogy sokan megijednek vagy legalábbis tartanak ettől a feladattól. Mit mondhatnánk?! Valóban van alapja, hiszen az iratkezelési szabályzat létrehozásának első lépés az adott szervezet dokumentum kezelésére vonatkozó jogszabályok kigyűjtése, majd következik a szervezet aktuális iratkezelési gyakorlatának átvilágítása pontról pontra. Amikor az előző két ponttal végeztünk, szükséges ezen „halmazok” összevetése. Talán páran most feljajdulnak, hogy ennek a folyamatnak sose lesz vége. ? A hitetleneknek jelezzük, hogy igenis van vége: amikor elkészül a szabályzat! Szükséges az iratok nyilvántartása és kezelésre vonatkozó munkafolyamatok összesítése, az iratkezelők feladatainak hiánytalan rögzítése, valamint elkészíteni az irattári tervet.
Amennyiben ezt a feladatot profikra bízná, keressen bennünket itt!
Érdeklődik szolgáltatásaink iránt? Tájékozódjon róla bővebben itt.