A iratkezelés a szervezetek számára kulcsfontosságú folyamat, amely magában foglalja a fizikai és elektronikus iratok szisztematikus feldolgozását és rendszerezését azok teljes életciklusa során. Miért és hogyan válik hatékonnyá ez a folyamat?

Az iratkezelés fontossága és folyamata

Az iratkezelés az iratok fogadását, iktatását és osztályozását, illetve kialakított nyilvántartások szerinti kategórizálást, valamint a szabályozási követelményeknek megfelelő tárolását, megőrzését, illetve selejtezését jelenti. A folyamat végső célja a vállalat működési hatékonyságának javítása azáltal, hogy biztosítja az információkhoz való könnyű és biztonságos hozzáférést.

Az iratkezelés rendkívül szabályozott terület, ahol különféle előírások vonatkoznak például a közfeladatot ellátó szervekre, illetve a köziratokra, a minősített adatokra vagy a papíralapú dokumentumok elektronikus másolataira. Ez az összetett jogszabályi kötelezettség szükségessé teszi egy megfelelően kialakított iratkezelő rendszer létrehozását, amely a szervezeti felépítéssel összhangban nemcsak az iratokhoz kapcsolódó információáramlást és ügyintézést könnyíti meg, hanem az adatok biztonságát és a szabályok betartását is garantálja.

Az iratkezelés lépései

Az irat szó hallatán hajlamosak vagyunk papírhalmokra, lefűzött aktákra és irattartó szekrényekre gondolni, manapság digitális úton keletkezett dokumentumokról is szó van, amelyek számos csatornán érkezhetnek, beleértve az emailt, a belső kommunikációs és fájlmegosztó felületeket, a cégkaput, stb. Mindezek kezelése az alábbi öt lépés mentén zajlik:

1. Érkeztetés: a bejövő irat befogadása, amellyel elindul az iratkezelés folyamata.
2. Iktatás: az adatok feldolgozása, bevitele, az irat megfelelő kategorizálása, címkézése, azonosítóval történő ellátása.
3. Tárolás: az irat rendszerezett, biztonságos megőrzése és elérhetővé tétele.
4. Archiválás: az irat biztonságos, hosszú távú eltárolása, amennyiben a későbbiekben még szükség lehet rá.
5. Selejtezés: az irat törlése a rendszerből a kötelező megőrzési idő lejárata után, amennyiben a továbbiakban nincs rá szükség.

Jó gyakorlatok már az alapoktól

Ahogy a mai, adatfókuszú világunkban egyre növekszik az információ mennyisége, mindennél fontosabb, hogy a szervezetek következetes és nyomon követhető iratkezelési megoldást alkalmazzanak. Egy jól működő rendszerrel leegyszerűsíthetők a munkafolyamatok, és az esetleges jogi kockázatok, bírságok is elkerülhetők.