Sok vállalkozás működésében van egy olyan munkatárs, aki hosszú évek vagy akár évtizedek alatt olyan gyakorlati tudást halmozott fel, amelynek jelentős része sehol nincs pontosan rögzítve. Ő tudja, melyik irat hol található, hogyan alakult ki egy adott rendszer, milyen régi ügyekhez kell visszanyúlni, melyik irattári dobozban érdemes keresni, és azt is, hogy egy korábbi döntéshez milyen előzmények tartoznak.

Amíg ez a kolléga elérhető, a rendszer működőképesnek tűnhet. A probléma rendszerint akkor válik láthatóvá, amikor nyugdíjba vonul, hosszabb időre kiesik a munkából, vagy egyszerűen más munkakörbe kerül.

Ilyenkor derülhet ki, hogy a szervezet iratkezelése valójában nem egy megfelelően kialakított rendszerre, hanem egyetlen ember tapasztalatára épült.

A tudásfüggőség működési kockázat

Az évek alatt kialakult személyes rutin természetes része lehet a munkának, de nem helyettesítheti az egységes és követhető iratkezelési rendszert.

Ha csak egy munkatárs tudja, hogyan épül fel az iratállomány, milyen logika alapján történt a rendezés, vagy hogyan lehet egy régi ügyhöz kapcsolódó iratot megtalálni, akkor a szervezet működése részben ettől az embertől függ.

Ez különösen akkor jelent problémát, amikor gyorsan kell egy korábbi iratot visszakeresni, hatósági megkeresés érkezik, belső ellenőrzés történik, vagy egy másik kollégának kell átvennie az adott feladatot.

A helyettesíthetőség ezért az iratkezelésben is alapvető szempont.

Nem minden tudás adható át néhány hét alatt

Nyugdíjazás előtt gyakori megoldás, hogy a távozó munkatárs megpróbálja átadni a feladatait az utódjának. Ez szükséges, de önmagában nem mindig elegendő.

A több évtized alatt kialakult gyakorlati tudás jelentős része olyan apró információkból, szokásokból és összefüggésekből állhat, amelyeket nehéz rövid idő alatt teljes egészében átadni.

Ha az iratállomány nincs egységesen rendezve és megfelelően nyilvántartva, az új munkatárs számára sok esetben nem maga az ügyintézés lesz a legnagyobb feladat, hanem annak megfejtése, hogyan működött korábban a rendszer.

Ennek következménye lehet a hosszabb visszakeresési idő, a bizonytalanság és a felesleges adminisztráció.

A megfelelő iratkezelési rendszer a szervezet tudását is védi

Egy jól kialakított rendszerben az iratok helye, besorolása, megőrzése és visszakeresésének módja nem egyetlen munkatárs személyes tudásától függ.

Az egységes irattári rend, a megfelelő nyilvántartás, az irattári terv és az egyértelmű belső szabályok lehetővé teszik, hogy egy másik munkatárs is át tudja venni a feladatokat.

Ez nem azt jelenti, hogy a tapasztalt kolléga tudása nélkülözhető. Éppen ellenkezőleg. A cél az, hogy az évek alatt felhalmozott szakmai tudás ne vesszen el a szervezet számára, hanem olyan rendszerbe kerüljön, amely hosszabb távon is működtethető.

Érdemes még a személyi változás előtt áttekinteni az iratkezelést

Ha egy hosszú ideje a cégnél dolgozó munkatárs nyugdíjazása előre látható, célszerű időben áttekinteni az általa kezelt iratállományt és a kapcsolódó folyamatokat.

Ilyenkor még lehetőség van arra, hogy az érintett munkatárs saját tapasztalatával segítsen: tisztázza a korábbi gyakorlatot, és részt vegyen egy olyan struktúra kialakításában, amely később nélküle is megfelelően működik.

Az IRAT SZÉF szakemberei az iratkezelés átvilágításában, az iratállomány rendezésében, a szükséges szabályozás kialakításában, az irattárolásban és a kapcsolódó szakmai feladatokban is segítséget nyújtanak.

A díjmentes helyszíni felmérés során áttekintjük a jelenlegi gyakorlatot, és konkrét javaslatot adunk arra, milyen változtatások szükségesek ahhoz, hogy az iratkezelés hosszú távon is átlátható és működőképes legyen.