Augusztusban sok vállalkozás már a második félév működését tervezi. Ilyenkor gyakran előkerül a költségek áttekintése, az irodai terület jobb kihasználása és a munkafolyamatok egyszerűsítése. Az irattárolás azonban sok esetben kimarad ebből a vizsgálatból, pedig a polcokon, szekrényekben és külön helyiségekben álló iratok nem ingyen foglalják a helyet.

Egy saját irattár költsége jóval több annál, mint amennyi a tárolódobozok vagy a polcrendszer ára. Fizetni kell az elfoglalt területért, annak fenntartásáért, a biztonsági feltételek kialakításáért, valamint azért a munkaidőért is, amelyet a munkatársak az iratok rendezésére, keresésére és kezelésére fordítanak.

Az irattár valódi költsége

Ha egy vállalkozás külön helyiséget használ irattárolásra, annak minden négyzetmétere része az iroda teljes költségének. A bérleti vagy ingatlanfenntartási költség mellett számolni kell a világítással, a fűtéssel, a hűtéssel, a takarítással, a vagyonvédelemmel és az állagmegóvással is.

Saját tulajdonú ingatlan esetén sem ingyenes a terület. Az irattárként használt helyiség más üzleti célra is alkalmas lehetne. Kialakítható lenne benne tárgyaló, munkaállomás, ügyfélfogadó helyiség vagy olyan terület, amely közvetlenül támogatja a vállalkozás működését.

Érdemes ezért nemcsak azt megvizsgálni, hogy elférnek e még az iratok, hanem azt is, hogy gazdaságos e továbbra is az irodában tartani őket.

A felhalmozódás fokozatosan válik problémává

Az iratállomány általában nem egyik napról a másikra válik kezelhetetlenné. Évről évre új iratok keletkeznek, miközben a korábbi állomány jelentős része továbbra is megőrzésre szorul. Először csak egy új szekrényre van szükség, később egy teljes falat elfoglalnak a polcok, végül pedig külön helyiséget kell biztosítani a tároláshoz.

A helyhiány mellett az átláthatóság is romolhat. Ha az új iratok egyszerűen a meglévő állomány mellé kerülnek, egységes rendezési és nyilvántartási rendszer nélkül, egyre nehezebbé válik a gyors visszakeresés.

A problémát tovább növeli, ha olyan iratok is a polcokon maradnak, amelyek megőrzési ideje már lejárt, vagy amelyekből több példányt tárolnak indokolatlanul. Ilyenkor a vállalkozás olyan területért és kezelési kapacitásért fizet, amelyre megfelelő selejtezés mellett már nem lenne szüksége.

A keresés költsége ritkán jelenik meg a számlákon

Az irattárolás egyik legnagyobb rejtett költsége a kereséssel töltött munkaidő. Ha egy munkatárs rendszeresen hosszú perceket tölt egy irat előkeresésével, az éves szinten már jelentős kiesést okozhat.

A veszteség különösen nagy lehet akkor, ha a keresésbe több kolléga is bekapcsolódik, vagy ha az irat hiánya miatt megáll egy ügyintézési folyamat. Ilyenkor nem pusztán adminisztratív kellemetlenségről van szó. Csúszhat egy határidő, késhet egy válasz vagy elhúzódhat egy belső jóváhagyás.

Egy jól rendezett és nyilvántartott iratállományban a visszakeresés nem egyetlen munkatárs emlékezetétől függ. Az irat helye és mozgása követhető, így távollét vagy helyettesítés esetén is működőképes marad a rendszer.

A zsúfolt irattár biztonsági kérdés is

A helyben tárolt iratoknál nemcsak a rendelkezésre álló területet kell figyelembe venni. Fontos az illetéktelen hozzáférés megelőzése, a tűzvédelem, az állagmegóvás és a hozzáférések szabályozása is.

Egy túlzsúfolt helyiségben nehezebb fenntartani az átlátható rendet. Nőhet az elkeveredés, a sérülés vagy a jogosulatlan hozzáférés kockázata. Az sem megfelelő megoldás, ha érzékeny adatokat tartalmazó iratok nyitott polcokon vagy közösen használt helyiségekben maradnak.

Az iratbértárolás egyik előnye, hogy az iratok kifejezetten erre a célra kialakított, ellenőrzött környezetbe kerülnek. A tárolás nyilvántartott rendszerben történik, miközben a vállalkozás saját irodájában értékes terület szabadul fel.

Nem minden iratot kell elszállítani

A hatékony iratkezelés nem feltétlenül jelenti azt, hogy minden papíralapú iratnak el kell hagynia az irodát. A gyakran használt, napi ügyintézéshez szükséges iratok maradhatnak helyben, míg a ritkábban keresett, de még megőrzendő állomány külső irattárba kerülhet.

A digitalizálás szintén segítheti a hozzáférést, de ezt mindig az iratok típusa, használati gyakorisága és megőrzési követelményei alapján érdemes megtervezni. A cél nem a papír mindenáron történő megszüntetése, hanem egy olyan rendszer kialakítása, amelyben minden irat a megfelelő formában és helyen található.

Hogyan számítható ki a saját irattár költsége?

A vizsgálatot érdemes az irattár által elfoglalt terület nagyságával kezdeni. Ehhez hozzáadható a helyiség havi fenntartási költsége, a polcok és tárolóeszközök ára, valamint az iratok kezelésével töltött munkaidő.

Külön érdemes felmérni, mennyi idő alatt kerül elő egy régebbi irat, milyen gyakran fordul elő sikertelen keresés, és hány munkatársat érint az iratkezelés. A számításba az is beletartozik, milyen üzleti célra lehetne használni a felszabaduló területet.

Ebből már pontosabb kép alakulhat ki arról, hogy valóban a saját irodában történő tárolás jelenti e a gazdaságos megoldást.

Az iratbértárolás üzleti döntés

Az iratkezelés kiszervezése nem csupán helyhiány esetén lehet indokolt. Akkor is érdemes megvizsgálni, ha a keresés túl sok időt vesz igénybe, nincs egységes nyilvántartás, az irattár fenntartása aránytalanul költséges, vagy a jelenlegi tárolás nem biztosít megfelelő védelmet.

A díjmentes helyszíni felmérés során áttekintjük az iratállomány mennyiségét, a tárolás jelenlegi gyakorlatát, a visszakeresési igényeket és a lehetséges fejlesztési irányokat.

A felmérés alapján eldönthető, mely iratok maradjanak helyben, melyek kerüljenek iratbértárolásba, szükség van e rendezésre vagy selejtezésre, és hogyan csökkenthető az iratkezelés helyigénye és költsége.

Ne csak azt vizsgálja meg, hogy elférnek e még az iratok. Számolja ki azt is, mennyibe kerülnek valójában.

Kérje díjmentes helyszíni felmérésünket, és találjuk meg vállalkozása számára a biztonságos, átlátható és költséghatékony megoldást.