Sok vállalkozásnak van problémája az iratok kezelésével. Ez azért okoz a mindennapi munkafolyamatokban is gondot, mert nem alakítanak ki rá megfelelő rendszert. Gyakran látjuk a helyszíni felméréseknél, hogy az iratok kezelését legtöbbször ad hoc megoldások és a szokásjog alapján végzik, és amikor egy-egy iratkezelésben érintett munkatárs szabadságát vagy hosszabb betegszabadságát tölti, komoly nehézségek alakulnak ki a cég ügyvitelében.
Fontos átlátni, hogy az iratkezelésnek milyen részfolyamatai, feladatai vannak:
Iratkezelés átvilágítása: Az iratkezelés átvilágítása a meglévő iratok és dokumentumok ellenőrzését és értékelését jelenti az iratkezelési folyamat hatékonyságának javítása érdekében. Ennek során azonosítják az esetleges problémákat és hiányosságokat az iratok kezelésében, archiválásában és hozzáférhetőségében.
Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése: Az iratkezelési szabályzat egy olyan dokumentum, amely meghatározza a szervezet iratkezelési gyakorlatát és eljárásait. Az irattári terv pedig rögzíti, hogy mely iratokat, mennyi ideig kell megőrizni és mikor selejtezhetők.
Iratrendezés: Az iratrendezés az iratok rendszerezését és osztályozását foglalja magában azért, hogy azok könnyen megtalálhatóak legyenek. Ez magában foglalja az iratok megfelelő rendezését, selejtezését, címkézését, dátumozását és egyéb azonosító információk hozzárendelését.
Irat(bér)tárolás: Az irattárolás az iratok fizikai vagy digitális formában történő biztonságos tárolását és megőrzését jelenti. Ez magában foglalja a megfelelő archiválási módszerek alkalmazását és a megfelelő fizikai vagy digitális tárolók használatát.
Iratanyag digitalizálása: Az iratanyag digitalizálása a papíralapú iratok vagy dokumentumok átalakítását digitális formátumokba. Ennek célja az iratok könnyebb hozzáférhetősége és hosszú távú megőrzése.
Adatszolgáltatás: Az adatszolgáltatás az iratok vagy dokumentumok szükség esetén történő kiadását vagy megosztását jelenti más szervezeti egységek vagy érdekeltek számára.
Iratselejtezés: Az iratselejtezés az olyan iratok kiselejtezését jelenti, amelyek őrzési ideje már lejárt, azaz nem szükséges a további tárolásuk.
Levéltári átadás: A levéltári átadás az a tevékenység, amikor a fontos vagy hosszú távú megőrzésre szoruló iratokat az illetékes levéltárnak adják át. Ezek a szervezetek hosszú távú megőrzésre és kutatási célokra veszik át az iratokat.
Iratmegsemmisítés: Az iratmegsemmisítés a jogszabályoknak megfelelő fizikai vagy digitális formában történő megsemmisítést jelenti, amikor azoknak már nem szükséges az őrzése.
Ügyviteli és iratkezelési tanácsadás: Olyan szolgáltatás, amelyet külső szakértők nyújtanak szervezeteknek az iratkezelési és ügyviteli folyamatok hatékonyabbá tételére. A tanácsadók segítenek az iratkezelési rendszerek kialakításában és optimalizálásában.
Ezek a tevékenységek az iratkezelés folyamatának fontos elemei, azok pontos részlete és végrehajtási módja szervezetenként változhat az előírások és az iratok jellegétől függően. Az iratkezelés célja az információk hatékony és biztonságos kezelése, és a folyamatoknak megfelelő dokumentálása.

A részletekkel kapcsolatban keresse munkatársainkat bizalommal, kérjen ingyenes helyszíni felmérést!

IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft.
6000 Kecskemét-Katonatelep, Viola u. 4.
Telefon: +36-76/505-456
Mobil: +36-30/395-2545
E-mail: iratszef@iratszef.hu