Iratkezelési csalimese

Hol volt, hol nem volt, volt egy jól működőnek tűnő vállalkozás…
Nem egyszer járunk úgy, hogy amikor az ügyvitel, a vállalati marketing vagy esetleg az iratkezelés felmerül a cég berkein belül, mintha egy csalimese részesei lennénk: szépen indul, komolyan felível, majd egy suta poénnal záródó semmi a vége.

Miért történik ez meg?!

A válasz egyszerű, de nehéz elfogadni. A cég minden könnyűnek tűnő munkát saját alkalmazottaival próbál megoldani, ugyanakkor be kell látni, hogy a nem szakértő munkatárstól követelt, valójában igenis szakértelmet igénylő feladatok megoldása nem hoz sikert.

Hogyan néz ki valójában egy iratkezelési folyamat?

Az iratkezelés lényege, hogy a dokumentumok, iratok átláthatóak, könnyen kezelhetőek, rendezettek és jogszabályi előírásoknak megfelelőek legyenek.

Mint minden iparágban, itt is elmondható, hogy soha nem árt, ha a feladatot egy tapasztalattal és gyakorlati tudással rendelkező szakember vagy szakembergárda végzi.

Az első feladat a meglévő iratkezelési rendszer szakmai átvilágítása, melynek eredményéről írásos jelentést kell készíteni.
Ezután következik az, hogy mi az, amit a rendszerben jónak és javíthatónak ítélünk meg. A jó folyamatokat megtartjuk, a javítandókat haladéktalanul korrigáljuk. Sajnálatos módon általában ezeknél a javítandó munkafázisoknál akadnak el a vállalatok, vállalkozások, hiszen bizonyos esetben nem tudják, hogy hogyan kell helyrehozni, de ennél rosszabb eset az, amikor nem akarnak módosítani rajta.

– Ilcsikém, tudja, amikor én ehhez a vállalathoz jöttem még lánykoromban, már akkor is így csinálták, én nyugdíjig már nem változtatok ezen!

vagy

– Nem tudom, miért így csináljuk, nekem ezt tanították be, amikor idejöttem.

Ismerősek ezek a mondatok? Hát, nekünk is!

Amikor mi dolgozunk:

Az iratkezelés átvilágítása során felmérjük az aktuális igényeket, a tárolási körülményeket, megvizsgáljuk az éves szinten keletkező iratok mennyiségét és elemezzük a meglévő irattárolási rendszert. Ezt követően összegezzük tapasztalatainkat és javaslatokat teszünk arra vonatkozóan, miben érdemes változtatásokat eszközölni. Amennyiben felkér minket a partner, árajánlatot adunk a teljes vagy részleges iratkezelés elvégzésére.

Sokan kérdik tőlünk, hogy mondjuk árat felmérés nélkül. Nem tudunk, látni kell, sőt át kell látni, hogy mi a feladat. Annyit összegészében el tudunk mondani, hogy egy intézet életében összehasonlítva kevesebbe kerülünk, mint a szervezet könyvelője vagy jogásza, ügyvédje, és úgy tartjuk, hogy a munkánk legalább annyira értékes.

Keressen bennünket elérhetőségeinken!