Fő szolgáltatásaink

Személyre szabott megoldások Önnek is!
Elege van abból, hogy semmit nem talál, értékes perceket fecsérel el arra, hogy a keresett információt előássa a rendezetlen dokumentum halmazból?





Iratkezelés átvilágítása

Jól felkészült, nagy szakmai tapasztalattal rendelkező kollégáink elvégzik megrendelőink ügyviteli, iratkezelési rendszerének szakmai átvilágítását, melynek eredményéről írásos jelentést készítünk, és javaslatot teszünk a szükséges változtatásokra.

Átvilágítás az átláthatóságért

Szeretné, ha dokumentumai és iratai újra átláthatóak, könnyen kezelhetőek és rendezettek lennének? Elege van abból, hogy újabb és újabb órákat pocsékol el a munkaidőből a keresgéléssel, rendrakással? Ennek nem kell így lennie, csupán egy kevés segítségre van szüksége!

Forduljon hozzánk és mi szakmai tudásunkat latba vetve újraszervezzük irattárát! Szolgáltatásaink részeként iratkezelés átvilágítást is vállalunk, mely segítségére lesz az esetleges hibák, problémák feltárásában és az új, hatékonyabb koncepció kialakításában.

Az iratkezelés átvilágítása során felmérjük az aktuális igényeket, a tárolási körülményeket, megvizsgáljuk az éves szinten keletkező iratok mennyiségét és elemezzük a meglévő irattárolási rendszert. Ezt követően összegezzük tapasztalatainkat és javaslatokat teszünk arra vonatkozóan, miben érdemes változtatásokat eszközölni. Szakmai közreműködésünket követően az irattárolás költséghatékonyabb és eredményesebb lesz, mely nem hátráltatja, hanem előremozdítja a munkát!

Keressen minket, és hasznosítsa szaktudásunkat a minőségi munkavégzés jegyében!


Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése, aktualizálása

Cégünk vállalja megrendelői részére az iratkezelésük teljes folyamatát átfogó iratkezelési szabályzat és a kapcsolódó irattári terv aktuális jogszabályoknak megfelelő elkészítését, illetve igény szerinti aktualizálását.

Az iratkezelési szabályzat kialakításának ismérvei

Az iratkezelési szabályzat nem hiányozhat egyetlen olyan intézmény működést elősegítő előírásai közül sem, ahol közfeladatok ellátására irányuló munka folyik. Javasoljuk azonban egyéb vállalkozások, szervezetek számára is a szabályzat elkészíttetését, hiszen nagy mértékben hozzájárul az átlátható dokumentumkezeléshez.

Az iratkezelési szabályzat több részből épül fel, ide tartozik többek között az iratok nyilvántartására, az iratok kezelésére, megsemmisítésére vonatkozó előírások, iratkezelők feladatai, irattári terv vagy az iratok selejtezésének szabályai.

Az iratkezelési szabályzat elkészítése nagy szakértelmet kíván, ami a hatályos jogszabályok, előírások és az egyéni jellemzők összefésülésével történik. Az első lépések egyike az adott szervezet dokumentumkezelésre vonatkozó jogszabályok kigyűjtése, majd az aktuális iratkezelési gyakorlat átvilágítása következik. Ezután jöhet a szabályok és a meglévő gyakorlat összevetése. Az irattári szabályzat megírásánál lehetőség van pozitív irányba változtatni a kialakult gyakorlaton és hatékonyabbá tenni az iratkezelést.

Adatvédelem, átláthatóság, könnyű kezelés: ezeket Ön is elérheti, a mi segítségünkkel. Forduljon hozzánk és vegye igénybe szakmai szolgáltatásainkat iratkezeléssel kapcsolatban!

Mit tartalmazzon az iratkezelési szabályzat?

Az iratkezelési szabályzat minden egyes lépést előír az iratok megfelelő kezelésével kapcsolatban. Elősegíti az átlátható irattárolást, betartásával megkímélhetjük magunkat a hosszadalmas keresgélésektől.

A szabályzat első felében megtalálhatók a cég iratkezelésére vonatkozó általános előírásai. Szerepel benne a nyilvántartásba vétel módja, és ehhez kapcsolódóan az iktatószám képzésének módja. Az iratkezelési szabályzat tartalmazza az iratok átvételére vonatkozó eljárást, érkeztetést, csoportosításukat, majd az iktatás módját, kitér a bontható és nem bontható iratok kezelésére is. Az iratkezelési szabályzatban megtalálható az elektronikus úton érkező küldemények kezelése, illetve a kimenő iratok elkészítésének módja, iktatása, illetve továbbítása is. Ezen kívül szabályozza az irattárolást, illetve a tárolt iratok kezelését is.

Forduljon hozzánk bizalommal, ha szeretné elkészíttetni cége iratkezelési szabályzatát, vagy segítségre van szüksége az  kapcsolatban!


Iratrendezés

Tapasztalataink alapján a szakszerűtlenül kezelt és tárolt iratanyag rendezésével jelentős időt takaríthatunk meg, és az irattárolás költségei is drasztikusan csökkenthetőek. Vállaljuk az iratanyagok megrendelőink igényei szerinti rendezését (történhet a helyszínen akció-csoportunkkal, illetve raktárunkba beszállítva), melynek során a gyors és egyszerű visszakereshetőséget tekintjük elsődleges szempontnak. A továbbőrzendő iratok adatait a megrendelő igényei szerint nyilvántartásba vesszük, majd speciális irattároló dobozokban helyezzük el. Vállaljuk továbbá előzetes helyszíni felmérés alapján a meglévő, bedobozolt iratanyag átvételét, raktárunkba történő szállításának megszervezését, rakodását, bértárolását. A feldolgozás a megrendelő által készített, közösen ellenőrzött iratjegyzék alapján történik, a dobozok tartalmának szúrópróbaszerű ellenőrzésével.

A dobozokban tárolt iratokat a tároló polcainkra elhelyezzük, erről elektronikus nyilvántartást készítünk, melynek segítségével követhetővé válik az iratok mozgása. Az átvett iratanyagot a székhelyünkön lévő raktárbázisban tároljuk és őrizzük a megőrzési időtartam teljes egészére.

Iratrendezés szabályozása

Az iratrendezés eredményességéhez szabályozni kell a részfolyamatokat, a folyamatokban résztvevők feladat- és hatásköreit ahhoz, hogy hosszú távon is működőképes, valamint hatékony legyen egy munkafolyamat. Az iratrendezésben ugyanezt az elvet kell követni. Az eredményes működéshez elengedhetetlen egy iratkezelési szabályzat. Ennek a szabályzatnak tartalmaznia kell azon dokumentumok kezelésére vonatkozó szabályokat, amelyek a cég működése folyamán keletkeztek.

A szabályoknak módszertana is van, melyet nem árt, ha szintén ismerünk. Ezen kívül még az irat rendezés terén a feladatokat és hatásköröket kell ismertetni, melyek ehhez kapcsolódnak.

Fontos, hogy az iratrendezés szabályait fektessük le még az iratrendezés megkezdése előtt. Az első lépéstől az utolsó lépésig a szabályoknak megfelelően kell eljárni, ha azt szeretnénk, hogy ezek a szabályok valóban elősegítsék cégünk és munkatársaink munkájának gördülékenységét.

Ha szeretne Ön is rendezett körülmények között, rendezett iratokkal dolgozni, ne habozzon, keressen fel minket iratrendezés vagy iratkezelési szabályzat készítése végett! Segítünk Önnek!

Nincs több elveszett vagy nem talált dokumentum!

Biztosan minden irodában dolgozó ember szembesült már azzal a problémával, hogy hiányzik egy oldal, vagy előkészítette az adott dokumentumot, mégis hiány lép fel, hirtelen nem találja és talán nem is lesz meg, vagy lehet bekeveredett még az előző iratok közé, és akkor már újra át kell nézni a már átnézett dokumentumokat, papírokat, iratokat. Időveszteség és egyáltalán nem hatékony módszer.

Mindenki úgy gondolja, hogy az iratrendszerezés könnyű feladat, de nem ott, ahol több tízezer iratot kell esetlegesen átnézni és kiselejtezni. Cégünk pontosan ebben akar segíteni minden irodának vagy nagy mennyiségű iratot feldolgozó vállalkozásnak, hogy ne okozzon többé fejfájást az iratkezelés vagy az irattárolás, és hogy segítsen megszabadulni a különböző iratoktól, melyekre már nincs szükség.

Ügyfeleink számára nem csak a fentiekkel kapcsolatos munkánkat ajánljuk fel, hanem iratkezelési szaktanácsadást is tartunk, hogy a későbbiekben esetleg önállóan menedzselje a cégénél, vállalkozásánál fellépő iratok helyes kezelését.

Amennyiben Ön sem szeretne ilyen problémákat, forduljon hozzánk bizalommal!

A gördülékeny és megbízható munka titka

Sok vállalkozásnál elkövetik a hibát, hogy a rohanó munkanapokon nem szánnak elég időt a munkavállalók az iratrendezés kulcsfontosságú szerepére. Egy túlzsúfolt, rendezetlen irattömb nem csak átláthatatlanságot és káoszt szül, de sajnos a munkafolyamatot is hátráltatja és könnyen mehet a teljesítmény rovására is.

Az iratrendezés néha bonyolult folyamat, de a megfelelő odafigyeléssel, eszközökkel és segítséggel könnyen elsajátítható és megtanulható művelet. Az iratrendezés fő lépése, hogy kiszűrjük a fontos és szükséges iratokat, a leselejtezni kívánt dokumentumok közül. Nagyobb felhalmozódott mennyiség esetében az iratrendezés egy hosszadalmas folyamat, azonban végeredményében roppant célszerű és hasznos. Mindamellett, hogy a dolgozók további munkáját megkönnyíti, az egyes munkafolyamatok is gördülékenyebben haladhatnak majd tovább.

Ha Önnek is megbízható iratrendezési szolgáltatásra van szüksége, forduljon hozzánk bizalommal, és kérjen tájékoztatást kollégáinktól!

Velünk nincs több pluszmunka!

A XXI. század a digitalizáció kora. Az adatok, információk nagy részét már számítógépeken, memóriakártyákon, file-ok formájában tároljuk, ami azt jelenti, hogy elég a keresőbe beírni annak a dokumentumnak a nevét, amire szükségünk van, és máris megjelenik a képernyőn a keresett adathalmaz.

Azonban még nem búcsúzhatunk el végleg a papíralapú információ rögzítéstől sem, hiszen szép számmal akadnak még olyan feladatok, ahol papírral dolgoznak. Ezeket a dokumentumokat rendszerezni kell, ha azt szeretnénk, hogy ne azzal menjen el a drága munkaidő, hogy kutatunk, keresünk, felforgatunk mindent. A kulcsszó az iratrendezés.

A dokumentumok szakszerű elrendezése és tárolása sokszor nem kis feladat, gyakran szakmai segítséget követel meg. A profi iratrendezés nálunk megbízható segítséget talál! Ez talán fölösleges pénzkidobásnak és luxusnak tűnhet első gondolatra, de higgye el, a tapasztalat minket igazol.

Ha valamit nem talál és végérvényesen elvész, nincs más választása, újra meg kell csinálni. Előfordulhat, hogy ezután mégis előkerül a kérdéses dokumentum. Plusz munka, plusz idő. Mindez profi iratendezéssel könnyedén elkerülhető!

Rend a lelke mindennek - avagy iratrendezés profin

Az iratrendezési feladatok általában a cégeknél egyet jelentenek a „mumussal". Rengeteg idő és energia,

mégis kötelező megcsinálni. Azonban ha az iratrendezés megfelelő, áttekinthető, azzal hosszú távon rengeteg időt spórolhatunk például az éves selejtezésnél. Érdemes különböző csoportokban dobozokba rendezni az iratokat, melyekből könnyebb visszakeresés, a szállítás, a tárolás pedig gazdaságos és biztonságos.

Az iratrendezés alapvetően háromféle lehet. Alapszintű iratrendezésről beszélünk, ha csak néhány fő szempont alapján csoportosítjuk a dokumentumokat, például ügyenként külön szedve. Középszinten már raktári egységekbe rendezzük az iratokat, melyeken belül az iktatási módnak megfelelően vannak sorba rendezve. Darabszintű iratrendezést általában csak a viszonylag rövid távú megőrzést kívánó dokumentumoknál alkalmazunk.

Ha szeretné, hogy cége iratai a megfelelő módon legyenek rendszerezve, vegye fel velünk a kapcsolatot! Iratrendezés felsőfokon, kedvező áron!

Az iratrendezés szintjei

A hatékony iratkezelés első lépése az átlátható és professzionális iratrendezés. Az optimális iratrendezéssel értékes időt takaríthat meg, amit arra fordíthat, hogy haladjon a kijelölt feladatokkal.

Az iratrendezésnek több szintje is létezik, ezek a tételszintű, a lapszintű és a darabszintű változatok:

  • A tételszintű iratrendezés lényege, hogy a dokumentumokat típusok, tételek szerint csoportosítjuk, és ez alapján katalogizáljuk, dátum szerint visszamenőlegesen. Így keletkezhetnek például szerződéseket, számlákat, levelezéseket összesítő csoportok.
  • A darabszintű iratrendezés lényege, hogy az iratcsoportokat az alapján hozzuk létre, hogy milyen dokumentumok tartoznak egy halmazba, így például egy adott céghez köthető levelezés, szerződések ugyanoda kerülhetnek.
  • Végül a lapszintű iratrendezés a legszigorúbb követelményeknek is eleget tevő iratrendezési eljárás, mert minden dokumentumon belül törekszik az időbeli sorrend és egy követhető rendszer kialakítására.

Forduljon hozzánk és engedje, hogy követhető rendet tegyünk vállalkozása dokumentumai között!

Az iratrendezés legfőbb szabályai

Egy vállalkozás sikeressége mérhető az iratai rendezettségéből és átláthatóságából. Hogyan lehet ez? Egyszerű!

Az optimálisan rendszerezett és rendezett iratok átláthatóak, és mindig szolgálatra készek. Egy váratlan ellenőrzés alkalmával nem okoznak problémát, és az adózás, könyvelés során is előnyösek. Az iratrendezés komoly felelősséggel jár! Elég egyetlen dokumentum eltűnése, és borulhat az egész rendszer! Mire érdemes tehát odafigyelni?

Az iratrendezés történhet többféle módon. Rendezhetjük dátum, ABC vagy téma szerint a dokumentumokat. Minden esetben fontos azonban, hogy egy-egy adott kategórián belül is rendszerezzünk. Ha tehát az iratrendezés során külön szortírozzuk például a könyveléshez szükséges dokumentumokat, érdemes azokat is dátum szerint felsorakoztatni, az esetleges hibák elkerülése végett. Ugyanez a helyzet minden más kategória esetében is.

Az optimális iratrendezés lényege, hogy minél kevesebb idő alatt találhassunk meg egy adott iratot, és hogy semmi ne vesszen el a rendszerben! Ebben lehetünk segítségére mi! Forduljon hozzánk iratrendezésért, és legyen átlátható cége papíralapú szférája!

Spóroljon pénzt és időt!

Cége olyan feladatkört lát el, amely révén beosztottjainak nagy mennyiségű iratanyagot szükséges tárolnia, illetve rendszereznie? Úgy véli, hogy az egyre csak tornyosuló irathalmok mindinkább csak a fejére nőnek? Vállalkozása nem rendelkezik kellő humán kapacitással, ellenben a határidőket tartani kell?

Ne aggódjon emiatt! Cégünk azzal a szándékkal jött létre, hogy ellássuk mind az irattárolás, mind az iratrendezés feladatkörét, gördülékenyebbé téve a vállalkozásoknál felmerülő mindennapi teendőket.

Miért is előnyös ez Önnek? Egyfelől cégünk precíz és magas szaktudással rendelkező szakemberekkel dolgozik, akik valóban „átlátnak a káoszon", ennek révén keresve sem találna ideálisabb partnert az iratrendezésre. Másfelől szolgáltatásunk rendkívül rövid időn belül számottevő megtakarításokhoz fogja Önt juttatni. Gondoljon csak bele: onnantól kezdve, hogy Ön és munkatársai megszabadulnak az iratrendszerezés nyomasztó terhe alól, több tudnak majd fordítani a nagyobb prioritásokat élvező célok megvalósítására.

Éljen a lehetőségekkel, és ne hagyja, hogy a számok és adatmennyiségek súlya eltérítse a siker útjából! Bízza ránk az iratrendezést, és engedje, hogy cégünk legyen az Ön jobb keze!

Milyen vállalkozás típusoknál fontos az ideális iratrendezés?

Ha reálisan állunk a kérdéshez, minden vállalkozás számára fontos lenne az ideális iratrendezés, azonban vannak olyan típusú cégek, melyeknél elengedhetetlen ez a folyamat! Az optimális iratrendezés mibenlétét az iratok elrendezésének és rendszerezésének módjában kell keresni. Míg egy konstrukció valaki számára jelentheti a rendezettséget, addig másnak magát a káoszt. Tehát az iratrendezés egyik alapfeltétele, hogy személyre szabottan történjen!

Egy rendelőintézetben például fontos, hogy az iratrendezés betegnév alapján történjen, melyre ideális megoldást kínál a lapfülekkel ellátott karton, esetleg a gyűrűs dosszié. Ez a megoldás tökéletesen működhet ügyvédeknél, könyvelőknél és hasonló, névszerinti adminisztrációt igénylő foglalkozást végzőknél. Egy levéltárban már teljesen más a helyzet, itt általában évekre bontva történik az iratrendezés, illetve más, egyéni kívánság alapján.

Bármi is legyen az elvárás, cégünk segít benne, hogy a végeredmény tökéletes és praktikus lehessen! Forduljon hozzánk bizalommal, ha Önnek is szakszerű iratrendezésre lenne szüksége!

A hatékony munkavégzés ismérvei: Az iratrendezés

A cégek, ügyvédi irodák és a különféle hivatalok esetében hatalmas mennyiségű irat keletkezik, amelyeket időközönként újra elő kell keresni egy-egy ügy kapcsán. Ezeknek az iratoknak a tárolás idővel viszont már hatalmas energiákat és kapacitást igényel. Ilyenkor az egyik bevett módszer, ha egy külső céget alkalmaznak az iratok rendezéséhez. Természetesen jogosan merül fel a kérdés, hogy a cég ügyeibe beavatatlan szakembergárda, hogyan tudja pontosan rendezni azokat az irathegyeket, amelyeket nem is ismer közelebbről?

Munkatársaink sok éves tapasztalattal rendelkeznek az iratrendezésben, továbbá külső megbízottként számukra sokkal átláthatóbb egy-egy iratanyag. Az iratrendezés során jegyzékeket, készítünk a különféle dokumentumokról, amit eljuttatunk a megbízóink felé. Ezek kérésre tartalmazhatják az archiváló doboz számát, vonalkód számát, szervezeti egységet, ügykört, tárgyat, keletkezés időt, továbbá a csoportosítás is történhet ezek szerint.

Bízza a profikra az iratrendezéssel járó hosszadalmas munkát, és keresse cégünket a feltüntetett elérhetőségeinken.


Irat(bér)tárolás

Azon megrendelőinknek, akik helyhiánnyal küszködnek, iratbértárolási szolgáltatást is tudunk nyújtani.

Az IRAT-SZÉF Kft. jelenlegi tároló kapacitása közel 2000 m2, melyből jelenleg kb. 1800 m2 van lekötve, ami nagyságrendileg kb. 10.500 ifm irat tárolását jelenti. Ez jelenleg közel 9.000 cég iratanyagának tárolását jelenti. Székhelyünkön lehetőség van a tárolási kapacitás további bővítésére. 2011-ben vásároltuk meg a területen található 622 m2–es raktárépületet, a hozzá tartozó 55 m2–es iroda- és kiszolgáló helyiségekkel. 2012. tavaszára tervezünk még egy 450 m2–es csarnokot felállítani. A 2 új raktárral megduplázhatjuk tároló kapacitásunkat, azaz további 9.500 ifm irat tárolására nyílik lehetőség, illetve jelenlegi tárolási rendszerünk átstrukturálásával akár 12.000 ifm irat tárolása is megoldhatóvá válik. Raktárhelyiségeinket állítható fémállványzattal rendeztük be.

Folyamatban lévő pályázati támogatások, valamint jelentős saját erő igénybevételével szeretnénk tovább korszerűsíteni irattározó központunkat is.
A tárolt iratok védelme fontos szempont számunkra, ezért törekszünk a lehető legbiztonságosabb állagvédelemre, amelyről az Országos Levéltár az eddigi ellenőrzései során jó minősítést adott. Tároló raktárainkra vonatkozóan vagyonbiztosítással rendelkezünk, és 24 órás őrző-védő szolgálat működik területünkön.

Mit nyerhet, ha minket választ?

Még csak most indul a vállalkozása, és nem szeretne az irattárolással bajlódni? Nyugdíjba megy a titkárnő, aki már betéve tudta minden egyes dokumentum helyét, Ön pedig bajban van a keresgéléssel? Netán egyszerűen csak szeretne felszabadítani egy helyiséget, ahol eddig a papírhalmok álltak? Van megoldás!

Amennyiben úgy dönt, hogy kipróbálja irattárolási szolgáltatásunkat, csak nyerhet vele! Hogy mit?

  • Időt, hiszen nem kell többé akár órákat is eltöltenie azzal, hogy megpróbál megkeresni egyetlen dokumentumot, amit a végén talán egyáltalán meg sem talál.
  • Pénzt, mivel nem szükséges az iratok számára helyiséget bérelnie, vagy ha saját épülettel rendelkezik, akkor is felhasználhatja a megüresedett területet valamilyen hasznosabb célra.
  • Energiát, nem csak átvitt, hanem valós, számlákon kimutatható értelemben. Amennyiben nincs külön irattároló helyiség, annak nincs rezsije sem, tehát Önnek ennyivel kevesebb kiadással kell számolnia havonta.

Ha irattárolásról van szó, keressen minket bizalommal, munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére!

Irattárolás profi szinten!

Amikor ügyfélként érkezett valahova, jó eséllyel Ön is találkozott már azzal a helyzettel, hogy nem tudták megoldani a problémáját, mert elveszett valamilyen irat. Ugye nem szeretné, ha az Ön kliensei is hasonlóképpen járnának?

Tegyen ellene! Ha irattárolási szolgáltatásunkat választja, nem kell többé félnie attól, hogy valami elveszik egy óvatlan pillanatban!

Sőt mi több, nem csak arra ügyelünk, hogy minden biztonságosan legyen elhelyezve, hanem arra is, hogy a környezet megfeleljen az állagvédelmi követelményeknek. Amennyiben irattárolási szolgáltatásunkat választja, akkor teljes mértékben biztos lehet abban, hogy ha szüksége van egy iratra, akkor azt meg is fogja találni, hiszen szakembereink gondos odafigyeléssel kezelnek minden ránk bízott dokumentumot!

Gondoljon az előnyökre, könnyítse meg a saját munkáját és adja meg klienseinek az elégedettség lehetőségét azzal, hogy mindent szakszerűen helyez el, és nem adódnak váratlan, iratok miatt előforduló problémák! Bátran vegye fel velünk a kapcsolatot irattárolást érintő kérdéseivel!

Miért fontos az optimális irattárolás?

Az irattárolás sokféleképpen valósulhat meg. Tárolhatjuk iratainkat irodánkban, széfben, vagy akár egy erre kialakított speciális helyiségben. Ám minden esetben fontos a rendezettség és az átláthatóság! Vannak azonban olyan esetek, mikor az iratok már oly mértékben halmozódnak fel, hogy az adott cégen belül nincs kapacitás azok tárolására. Ekkor lép életbe az irattárolás bérelhető helyen!

Ez a szolgáltatást azoknak az ügyfeleknek ajánlott, akik helyhiánnyal küszködnek vállalkozásuknál, illetve szeretnék összekötni a kellemest a hasznossal. Hogy hogyan? Az irattárolás történhet egy bérelt raktárban, helyiségben vagy egy erre specializálódott cég épületében. Ez utóbbi előnye, hogy az irattároláson túl, az iratok rendezettségéért sem kell aggódni, hiszen azt is magába foglalja a szolgáltatás.

Ha Ön is biztonságos környezetben szeretné tárolni cége iratait, illetve fontos Önnek a rendszerezettség és hibátlanság, forduljon hozzánk bizalommal, és vegye igénybe irattárolási szolgáltatásunkat!

Szakszerű rendszerezés az Ön vállalkozásának is!

Gyakran mondják, hogy a célok elérését leginkább az hátráltatja, hogy nem látjuk a fától az erdőt, és való igaz, hogy a nagy mennyiségű iratanyagok gyakran nem csak rendszerezhetetlenek, de még akkora helyet is foglalnak el irodáinkban, hogy szó szerint ki se látunk mögülük.

Az irattárolás ebben nyújt segítséget, amely nem mást jelent, mint a dokumentumok szisztematikus elrendezését. A rendszerezés általában szervezeti egységenként, illetve keltezés, ügykör, tárgykör szerint van csoportosítva. Az irattárolás menetéről rendszerint jegyzék készül, így Ön biztosítva lesz arról, hogy mely dokumentumok kerültek irattárolásra.

Napjainkban az irattárolás már gördülékenyebb módon történik, mint régebben, hiszen lehetőség van elektronikus úton történő nyilvántartásra is. Ezen szolgáltatás segítségével az elektronikus nyilvántartásban könnyedén leellenőrizhetőek és visszakereshetőek a tárolt dokumentumok.

Az irattárolás nyújtotta szolgáltatás nem csak remek lehetőség, hanem kiváló eszköz a hely felszabadítására is. Gondoljon csak bele, hogyha nálunk őrzi meg iratait, mennyi plusz hely lesz az irodában! Válasszon minket, ha profikra akarja bízni az irattárolást!

Az irattároláshoz szükséges kellékek

Először is fontos leszögezni, hogy az irattárolás nem azonos az iratrendezéssel, hiszen az előbbi történhet kaotikus és rendszerezett formában is, a lényeg mindig az, hogy minden irat tárolásra kerüljön, ami releváns értékkel bír a vállalkozás életében.

Az irattároláshoz tehát annak függvényében, miként szeretnénk végrehajtani, szükségesek az alábbi eszközök és kellékek.

  • Polc vagy szekrény – vannak kifejezetten irattároláshoz kialakított szerelvények, melyek megkönnyítik a tárolást, ám egy egyszerűbb típus is megfelelő lehet
  • Fiókok, dobozok vagy mappák – érdemes valamilyen szinten rendszerezve végrehajtani az irattárolást, így elkerülhetőek az esetleges eltűnések vagy rongálódások
  • Címkék – ezek segítségével nagyobb mennyiségben is rendszerezhetjük az iratokat, anélkül, hogy mindet precízen lefűznénk. Elég egyetlen dobozba összegyűjteni egy adott kategórián belül az iratokat, és ezt címkével megjelölni

Természetesen az irattároláshoz még alkalmazhatunk különböző gémkapcsokat, lefűzőket, mappákat és dossziékat. Ha Ön is ideális megoldást keres irattároláshoz, forduljon hozzánk bizalommal!

A segédeszközökről az irattárolás során

Az iratok rendszerezéséhez különböző segédeszközök szükségesek. A használat gyakoriságának szempontjából, a logikai rendszerezés függvényében érdemes ezeket az eszközöket megválogatni. Ha ezeket jól választjuk meg, az irattárolás nagymértékben megkönnyíti a munkánkat.

Az operatív irattárolás eszközei:

  • borítólap
  • iratgyűjtők
  • műanyag tasakok
  • gyorsfűzők
  • evélrendezők
  • előrendezők

Az irattárolás hagyományos eszközei:

  • Iratborító lap: az iratok elkülönítésére és megóvására szolgál
  • Kétlapos dosszié: ehhez használható kartonlap, mellyel egyszerűbb az irattárolás
  • Mappa: az iratok könnyedén rendszerezhetők benne
  • Szalagos irományfedelek: két kartonlapból állnak, és szalag köti őket össze
  • Speciális irattartó tasak: borítékszerű, ragasztott tároló eszköz

Az irattárolás során arra is ügyelni kell, hogy a TÜK iratok tárolása szigorú biztonsági előírások betartásával legyenek rendezve.

Ha Önnek is szakszerű irattárolásra van szüksége, keressen minket bizalommal!

Mit érdemes tudni az irattárakról?

Mindenféle típusú iratra meg van a vonatkozó szabályzat, ami azt határozza meg, hogy mennyi ideig kell megőriznünk azokat. Ez alatt az idő alatt irattárban célszerű tárolni a dokumentumokat, ahol a szakember feladata a rendszerezés, illetve minden, iratokkal kapcsolatos ügyintézés.

Sokféleképpen lehet csoportosítani az iratokat, de az ügy állása szerint mindenképpen érdemes őket rendszerezni. Ez alapján lehet olyan csoport, ami gyors elintézésre vár, olyan, ami már elintézés alatt áll és olyan, ami már befejezett ügy, azaz archivált irat.

Amikor egy új irat kerül az irattárba, az első feladat az iktatás, azaz a nyilvántartásba vétel. Ennek pontos módjára minden vállalkozásnál saját szabályzat van, amelynek elkészítésében cégünk szakszerű segítséget tud nyújtani.

Irattárazással, iratrendszerezési feladatokkal kapcsolatban bátran keressen minket, mindenben segítünk! Ha nem áll elég hely rendelkezésére, és szakszerű ügyintézésre van szüksége, számíthat ránk a dokumentumtárolásban!


Iratanyag digitalizálása, elektronikus archiválás

Új partnereink igényét követve bevezetés előtt áll a digitális, elektronikus iratfeldolgozás, tárolás is. Elektronikus, zárt rendszerű feldolgozási módszerünk könnyen aktiválható. A módszer lényege, hogy az előválogatott iratokat nagyteljesítményű szkennerekkel rögzítjük, majd ezek ellenőrzésre és indexálásra kerülnek a végleges rögzítés (időbélyeg, elektronikus aláírás) előtt. Az adatok tárolását biztonságos háttértárolók biztosítják, amelyek fizikailag eltérő helyeken helyezkednek el. A rögzített adatokban történő visszakeresés a hagyományos adatszolgáltatáson (doboz, dosszié, vagy irat) túl lehetőséget nyújt arra, hogy a megbízók által kijelölt személyek hozzáférhessenek az iratanyagokhoz.


Adatszolgáltatás

A tárolt iratokból naprakész adatot szolgáltatunk megrendelőink, valamint az illetékes hatóságok (NAV, Nyugdíjfolyósító Igazgatóság, stb.) részére. Az iratok kikérése történhet a közösen elfogadott szabályzat alapján dobozra, dossziéra és iratra vonatkozóan. Az adatszolgáltatás módja: fax, elektronikus levél, vagy eredeti példány leszállítása saját gépjármű-állományunkkal, illetve partnereink segítségével. Kikérést jelenleg a félreértések elkerülése miatt kizárólag írásban (levél, fax, vagy e-mail) fogadunk, de igény szerint számítógépes rendszerünk egy Call Center működését is lehetővé teszi.

A tárolt iratokból a megbízó által írásban kijelölt személyek jogosultak iratkikérésre és betekintésre. A kikért iratokat (doboz, dosszié, vagy irat) 24 órán belül kiszállítjuk, vagy faxon/szkennelve megküldjük. Az iratanyagban történő változásokat nyilvántartásunkban rögzítjük, amely biztosítja az iratok könnyű fellelhetőségét. Sürgős adatszolgáltatást leginkább e-mailben teljesítünk. Felár ellenében az eredetiben való kézbesítést is vállaljuk az adatkérést követő 4 órán belül.

Társaságunk a tárolt iratanyagot a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény előírásai szerint kezeli.

A partnereinkkel kötött megbízási szerződésben garantáljuk, hogy a szerződés teljesítése során tudomásunkra jutott minden információt titokként kezelünk, s minden titkot szigorúan megtartunk, a másik fél előzetes, írásbeli engedélye nélkül nem hozunk nyilvánosságra, illetéktelen személynek nem szolgáltatunk ki, és ilyen személy számára nem tesszük hozzáférhetővé.

Partnereink részére munkanapokon 8 órától 16 óráig állunk rendelkezésére, ez alatt fogadjuk a megkereséseket és az adatszolgáltatást, kiszállítást.


Iratselejtezés

A szervezet működése során felgyülemlett iratokat a törvényben meghatározott őrzési idők lejártát követően selejtezni kell, mivel ezzel jelentős tároló hely takarítható meg, és csökkenthetőek az iratanyag tárolási, kezelési költségei. Cégünk vállalja az iratanyagok szakszerű, levéltáros végzettségű kollégánk irányításával történő selejtezését. A selejtezési eljárás során minden esetben jegyzőkönyvet veszünk fel, majd a megrendelő jóváhagyását követően az iratokat selejtezzük.


Levéltári átadás

Vállaljuk a levéltári törvény alapján a levéltárnak átadandó iratok előkészítését, levéltári dobozokba helyezését, és elkészítjük az átadás-átvételi jegyzőkönyvet, igény esetén lebonyolítjuk az átadást.


Iratmegsemmisítés

Az iratselejtezést követően vállaljuk a selejtezett iratanyagok szakszerű megsemmisítését, mely a megrendelő által jóváhagyott selejtezési jegyzőkönyv alapján történik. Fontos számunkra környezetünk védelme, kímélése, ezért a selejtezett iratok megsemmisítése biztonságos módon, zárt rendszerben történik a környezetvédelmi előírások figyelembevételével. A papírhulladék válogatás és osztályozás után újrahasznosításra kerül.

Iratmegsemmisítésre van szüksége?

Sok selejtezni való dokumentuma van? Nem tudja, hogy kihez forduljon segítségért? Ne keressen tovább, ha Önnek azonnali iratmegsemmisítésre van szüksége! Mi gyorsan és precízen dolgozunk, hogy Önnek a legkevesebb papírmunkája legyen a munkahelyén!

Tudjuk, hogy egy cégnél milyen sok dokumentum tud összegyűlni, amit persze egy ideig tárolni kell, de egy idő

után ezek természetesen elévülnek, ilyenkor már nincs rájuk szükség. Azonban, ha Ön nem csak egyszerűen meg akar ezektől szabadulni, hanem mindezt környezet kímélően szeretné tenni, akkor a mi cégünkre van szüksége!

Az IRAT-SZÉF Iratmegőrző és Szolgáltató Kft. amellett, hogy megszabadul a nélkülözhető anyagoktól, ezt még környezettudatosan is teszi, hiszen számunkra fontos alapelv a környezet védelme. Ne foglalkozzon az iratok megsemmisítésével, bízza ránk és mi szakszerűen megoldjuk a problémát!

Keressen fel minket azonnal, ha iratok megsemmisítésére van szüksége! Kérdéseivel bátran vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!

Különböző irattípusok megsemmisítési eljárásai

Fontos tudnunk, hogy a hivatalos, titkos, vagy akár személyi adatokat tartalmazó iratok megsemmisítése nem annyiból áll, hogy összegyűrjük, vagy darabokra tépjük. Az iratmegsemmisítés komoly eljárás, elmulasztása

esetén az elévült, vagy hibás iratok illetéktelen kezekbe kerülhetnek, a visszaélések módja, és az azzal járó anyagi veszteségek pedig sokszor felbecsülhetetlenek.

Ha lelkiismeretesek szeretnénk lenni, mindenképpen szakemberrel végeztessük el az iratmegsemmisítést. Az erre szakosodott munkatárs diszkréten kezeli a rábízott iratokat, és megsemmisítésükkor szakszerűen jár el.

A következőket tehát fontos tudnunk, hogyha iratmegsemmisítésről van szó:

  • Különböző iratmegsemmisítő berendezések léteznek, ezek más és más módon semmisítik meg az iratokat
  • A különböző irattípusokat eltérő módon kell megsemmisíteni
  • Tisztában kell lennünk a különféle DIN jelölésekkel

Amennyiben szakemberekre szeretné bízni az iratmegsemmisítést, a legjobb helyen jár! Keressen bennünket bizalommal, és mi garantáltan diszkréten és alaposan járunk el irataival!

Biztonságos iratmegsemmisítés

Számtalan vállalkozás elköveti a hibát, hogy a már régen nem használatos, selejtezésre váró iratokat felhalmozza, így az iratmegsemmisítés eljárása hosszadalmas, fárasztó és véget nem érő folyamattá válik.

Egy idegen vállalkozás munkatársainak megbízása céges iratokkal, felelősségteljes lépés, ezért sok cég vezetősége nem is szánja rá magát. Léteznek megbízható iratmegsemmisítéssel foglalkozó cégek, de miről lehetséges ezeket felismeri?

  • Egy tisztességes iratmegsemmisítéssel foglalkozó cég kizárólag a megbízó felügyelete mellett dolgozik.
    • A szakemberek selejtezési jegyzőkönyvet készítenek, mely alapján kizárólag a megsemmisítésre kijelölt iratokat likvidálják.
    • Az ideális cég alapelvei közé tartozik a környezetvédelem és az újrahasznosítás.
  • Mindemellett az iratmegsemmisítéssel foglalkozó cég munkatársai lojálisak és sosem tolakodóak, kizárólag a rájuk bízott feladat ellátására összepontosítanak.

Az iratmegsemmisítés komoly és felelősségteljes munka, így kizárólag megbízható szakemberekhez forduljon! Ha Ön is egy ilyen vállalkozást keres céges iratai megsemmisítése céljából, bátran vegye fel velünk a kapcsolatot, munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére!

Biztonságos iratmegsemmisítés

Az iratmegsemmisítés egyeseknek csupán annyit jelent, hogy összegyűrik és a szemétkosárba dobják azt a feljegyzést, szerződés másolatot vagy tervezetet, amire már nincsen szükségük.

Ezt bizonyos intézmények, mint például bankok, vállalkozások, ügyvédi irodák nem engedhetik meg maguknak, az iratmegsemmisítést ezekben az esetekben valóban komolyan kell venni.

A lejárt idejű iratok megsemmisítése általában a következő módon történik. Az iratmegsemmisítést végző cég m

unkatársai megérkeznek a helyszínre, jegyzőkönyvet készítenek a megsemmisítendő papírokról, majd azokat egy autóval elszállítják az ratmegsemmisítőbe, általában egy papírgyárba. Itt először eltávolítják a műanyag vagy fém elemeket, a papírmennyiséget pedig ledarálják, majd pépesítik. A pépesítés vizes technológiával történik, ami már lehetővé teszi, hogy az egész papírmennyiség újrahasznosítható legyen és új életét újságpapírként teljesítse ki. Így az iratmegsemmisítés nem csupán biztonságosan, de környezettudatos módon is megy végbe.

Iratmegsemmisítéssel kapcsolatos kérdéseivel, igényeivel forduljon hozzánk bizalommal!

Az iratmegsemmisítés DIN szabályozásáról bővebben

Hazánkban nincsen külön szabvány az iratmegsemmisítésre, a német DIN szabvány használatos. Hétféle DIN fokozat létezik, a magasabb kategória jelenti a veszélyeztetettebb iratot. Természetesen minél veszélyeztetettebb az irat, annál jobban kell biztosítani az eredeti dokumentum helyreállíthatatlanságát.

  • DIN 1: Általános adatok olvashatatlanná tételéhez: Maximum 2000 mm2-es darabok.
  • DIN 2: Belső céges adatok olvashatatlanná tételéhez: Maximum 800 mm2-es darabok.
  • DIN 3: Bizalmas adatok megsemmisítéséhez: Maximum 320 mm2-es darabok.
  • DIN 4: Különösen bizalmas, érzékeny adatokhoz: Maximum 160 mm2-es darabok.
  • DIN 5: Titkos adatok megsemmisítéséhez: Maximum 30 mm2-es darabok.
  • DIN 6: Rendkívül titkos, magas biztonságot igénylő adatokhoz: Maximum 10 mm2-es darabok.
  • DIN 7: Szigorúan titkos adatokhoz, ahol a legmagasabb biztonsági intézkedések szükségesek: Maximum 5 mm2-es darabok.

Ha Ön is törekszik céges iratainak maximális biztonságára, bízza ránk az iratmegsemmisítést! Kedvező áron vállaljuk iratok megsemmisítését, a lehető legnagyobb biztonság mellett!

Az iratmegsemmisítés előnyei irodán kívül

Ha gondot okoz a bizalmas iratok, dokumentációk megsemmisítése, az adatvédelmi szabályok betartása mellett, Önnek egy profi iratmegsemmisítést kell, igénybe kell vennie! Ezt főként a nyári időszakban érdemes megcsinálni, szortírozni, selejtezni az iratok sokaságát, hogy a szeptemberi hajtás és munkálatok során ne halmozódjanak fel még jobban az elmúlt időkben összegyűlt irathalmok. Az iratmegsemmisítés bizalmas dokumentumok körében azért olyan fontos, hogy azok véletlenül se kerüljenek illetéktelen kezekbe.

Az irodai iratmegsemmisítő gépek általában csak kis mennyiségű iratok kezelésére alkalmasak. Egyrészt egyes gépek rendkívül hangosak, így a folytonos megsemmisítést végző személy nem biztos, hogy élvezni fogja a munkáját, és valószínűleg a körülötte lévők sem. Arról nem is beszélve, hogy annyi ledarált papír keletkezik, hogy azoknak a tárolása is gondot okozhat.

Iratmegsemmisítő szolgáltatásunk segít Önnek, hogy bizalmas iratait a szakszerűen megsemmisíthesse, bízza ránk a nehéz munkát!

A hatékony munkavégzés ismérvei: Az iratmegsemmisítés

Az iratok sajnos idővel könnyedén a fejünkre nőhetnek. Sok helyen azért is kerül lassan sor a szelektálásukra, mert az idő és az alkalmazott hiányában nehezen szánják rá magunkat.

Cégünk többek között iratok megsemmisítésével is foglalkozik. Így sok éves tapasztalatunkból tudjuk, hogy mennyi energiát tudnak el vonni a szükségtelen dokumentumok. Eleve foglalják a helyet, másrészt rendkívül hosszadalmas kikutatni a lényeges anyagokat közülük. Bízza cégünkre a szelektálást, és mi elvégezzük Ön és alkalmazottai helyett a felesleges időveszteséggel járó iratmegsemmisítést!

Az eredmény pedig garantáltan magáért fog beszélni, hiszen számos, szekrény, polc és irattároló fog felszabadulni, ahol végre helyett kaphatnak lényeges okmányok. Az iratmegsemmisítés során csakis olyan dokumentumokat selejtezünk, amelyet előzetesen egyeztetünk, például a régi, már nem releváns dokumentumokat, tehát semmiféle értékes okmány nem fog kárba veszni. Ezeket, iratokat munkatársaink egyenként átnézik, leellenőrzik, mielőtt megsemmisítésre kerülnek.

Tegye hatékonyabbá a cége munkavégzését, és bízza másra ezt az időigényes feladatot. Keressen minket feltüntetett elérhetőségeinken!


Ügyviteli és iratkezelési szaktanácsadás, tanulmányok készítése

Az ügyviteli tevékenységek végzéséhez jól szervezett folyamatok és eszközrendszerek szükségesek, melyek kellő szakértelem nélkül nem alakíthatóak ki hatékonyan. A dokumentumkezelés átvilágítása során felmérjük az egyes szervezeti egységeknél az ügyvitel és iratkezelés rendjét, a keletkező dokumentumok mennyiségét és megfelelő iratkezelési konstrukciót ajánlunk a jövőbeni korszerű elektronikus dokumentumkezelési rend, dokumentum tárolás és archiválás kialakítására vonatkozóan.

Iratkezelés felsőfokon!

Biztos sokat gondolkodott már azon, hogyan tudna több időt és pénzt megspórolni cégének, saját vállalkozásának. Bizony a hosszú évek alatt rengeteg papír összegyűlhet, melyekre talán már nem is lesz szükség, de a jogi szabályozások miatt évekig meg kell őriznie a dokumentumokat.

Mit is jelent ez? Időt vesz el Öntől és alkalmazottaitól ezen iratok rendezése, kategorizálása, a dokumentumok jelentős helyet foglalhatnak el, amit esetleg másra is tudna használni. Rettentően bosszantó, ha folyamatosan át kell rendezgetni a mappákat, hogy helyet kapjanak az új és nagyobb jelentőséggel bíró iratok. Hogyan tudná mindezt egyszerűen megoldani?

Vegye igénybe az Iratszéf Kft. irattárolási, illetve iratrendezési szolgáltatásait! Sőt, ha felesleges iratokkal is rendelkezik iratmegsemmisítő szolgáltatásunk is biztosan hasznára lesz!

Amennyiben kérdése merülne fel irattárolási, iratrendezési, iratmegsemmisítési szolgáltatásainkkal kapcsolatban, keressen fel minket elérhetőségeink egyikén, bármikor állunk rendelkezésére!

Szaktanácsadás iratrendezéshez: tegyen végre rendet!

Elege van abból, hogy az irodában állandóan felfordulás van, semmit nem talál meg, amire éppen szüksége van? A hivatalos iratok, dokumentumok kiismerhetetlen kavalkádjában várják a munkatársak, hogy valaki végre rendbe tegye, katalogizálja őket?

Ilyen körülmények között szinte lehetetlen a hatékony munka, a pontos határidők betartása és egyáltalán az összeszedett munkavégzés. Önnek egyértelműen profi segítségre van szüksége!

Forduljon hozzánk és kérje segítségünket az iratrendezéshez! Cégünk átfogó szaktanácsadással segíti ügyfeleit és kipróbált módszerekkel igyekszik megkönnyíteni az iratrendezéssel, irattárolással együtt járó nehézségeket. Vegye igénybe sok éves tapasztalatunkat, alkalmazza a gyakorlatban is a sikeres és átlátható iratrendezést. Amennyiben még így sem boldogulna, akkor is van megoldás, hiszen igényelheti dokumentumai bértárolását és rendezését is.

A megadott elérhetőségeinken érdeklődhet a részletekről, keressen minket, mert az átláthatóság nem luxus!


Gondja van a dokumentumtárolással?
Keressen minket elérhetőségeinken!


KAPCSOLAT